1. INTRODUCCIÓN A LOS SISTEMAS OFIMÁTICOS

La ofimática comprende el conjunto de aplicaciones, técnicas y procedimientos informáticos destinados a crear, modificar, organizar, almacenar, tratar, comunicar y presentar la información utilizada en el trabajo de oficina. Su denominación procede de la unión conceptual de «oficina» e «informática», pero su alcance actual supera ampliamente la mecanización de tareas administrativas tradicionales. Los sistemas ofimáticos modernos permiten elaborar documentos complejos, analizar grandes conjuntos de datos, gestionar bases de datos, preparar presentaciones, automatizar comunicaciones, colaborar en tiempo real y conservar la trazabilidad de las distintas versiones de un fichero.

En una organización pública, la ofimática constituye una infraestructura transversal. Un informe de gestión puede redactarse en un procesador de textos, apoyarse en cálculos realizados mediante una hoja de cálculo, incorporar datos extraídos de una base de datos y presentarse finalmente ante un órgano directivo mediante una aplicación de presentaciones. Las distintas herramientas no deben contemplarse, por tanto, como compartimentos estancos, sino como componentes de un ecosistema de tratamiento de la información.

El trabajo de un Técnico o Técnica de Función Administrativa exige dominar tanto los conceptos generales como las operaciones concretas. No basta con saber escribir en un documento o introducir números en una cuadrícula. Es necesario comprender la diferencia entre contenido y formato, entre dato y fórmula, entre tabla y consulta, entre plantilla y documento, entre relación y combinación de correspondencia, o entre una representación gráfica y los datos que la sustentan. Estas distinciones son especialmente relevantes en las preguntas tipo test, donde los distractores suelen intercambiar funciones pertenecientes a aplicaciones diferentes.

Los sistemas ofimáticos pueden instalarse localmente en un equipo, ejecutarse mediante servicios web o combinar ambos modelos. Las aplicaciones locales suelen ofrecer un funcionamiento más independiente de la conectividad y una integración profunda con el sistema operativo. Las aplicaciones en línea facilitan la colaboración simultánea, el acceso desde distintos dispositivos y el almacenamiento centralizado. En la práctica administrativa es frecuente un modelo híbrido: el usuario trabaja con una aplicación de escritorio o navegador, pero almacena los documentos en repositorios corporativos sujetos a políticas de acceso, conservación, copia de seguridad y control de versiones.

Entre las suites ofimáticas más conocidas se encuentran Microsoft 365, LibreOffice, Apache OpenOffice y Google Workspace. Sus denominaciones comerciales, interfaces y determinadas funciones pueden variar, pero comparten una arquitectura funcional semejante: procesador de textos, hoja de cálculo, herramienta de presentaciones y, en algunos casos, gestor de bases de datos. El contenido del tema debe estudiarse desde una perspectiva general, de manera que los conceptos sean aplicables con independencia del fabricante.

También debe diferenciarse entre los datos, el programa que los trata y el formato en el que se almacenan. Un mismo contenido puede guardarse en diferentes formatos y abrirse con aplicaciones distintas, siempre que exista compatibilidad. Por ejemplo, un informe puede conservarse en un formato editable para continuar su elaboración y exportarse posteriormente a PDF para su distribución. La exportación no equivale necesariamente a guardar: guardar mantiene normalmente el formato de trabajo del programa, mientras que exportar genera una representación destinada a otro entorno o finalidad.

Desde el punto de vista organizativo, el uso correcto de la ofimática mejora la eficiencia, reduce errores repetitivos y facilita la reutilización del conocimiento. Las plantillas normalizan documentos; las funciones automatizan cálculos; las bases de datos evitan duplicidades; los estilos aseguran uniformidad; los formularios guían la introducción de información; y la combinación de correspondencia permite producir comunicaciones individualizadas a partir de una fuente de datos común.

La dimensión de seguridad resulta inseparable de estas herramientas. Los documentos pueden contener datos personales, información económica, datos de profesionales o información sanitaria sometida a especial protección. Por ello deben utilizarse las ubicaciones corporativas autorizadas, aplicarse los permisos adecuados, evitarse copias innecesarias y comprobarse cuidadosamente los destinatarios antes de compartir o combinar información. La comodidad de una función ofimática nunca elimina las obligaciones de confidencialidad, integridad, disponibilidad y minimización de datos.

2. CONCEPTO, COMPONENTES Y FUNCIONALIDADES DE LOS SISTEMAS OFIMÁTICOS

Un sistema ofimático

Sus principales objetivos son aumentar la productividad, normalizar la documentación, facilitar la comunicación, mejorar la calidad de la información y reducir el tiempo dedicado a operaciones repetitivas. Para alcanzar esos objetivos, los sistemas ofimáticos incorporan funciones de edición, cálculo, búsqueda, clasificación, filtrado, presentación, impresión, exportación, automatización y colaboración.

2.1. Componentes principales

El primer componente es el hardware: ordenadores, monitores, teclados, ratones, escáneres, impresoras, dispositivos de almacenamiento y equipos de comunicaciones. El segundo es el software, integrado por el sistema operativo, las aplicaciones ofimáticas, los controladores, las herramientas de seguridad y los servicios de almacenamiento o colaboración. El tercer componente son los datos, que constituyen el objeto real del trabajo: textos, cifras, imágenes, registros, gráficos, tablas y metadatos.

A ellos se añaden los procedimientos, entendidos como las reglas que establecen cómo se crean, nombran, revisan, aprueban, distribuyen y conservan los documentos. Finalmente intervienen los usuarios, cuyos perfiles y permisos determinan las operaciones que pueden efectuar. Un sistema técnicamente avanzado puede resultar ineficiente si no existen criterios uniformes de denominación, clasificación, control de versiones y responsabilidad sobre la información.

2.2. Funciones comunes

Las aplicaciones ofimáticas comparten determinados elementos de interfaz: menús, barras de herramientas, paneles laterales, cuadros de diálogo, menús contextuales, pestañas, reglas, barras de estado y sistemas de ayuda. También suelen disponer de funciones comunes para crear, abrir, guardar, cerrar, imprimir, exportar, deshacer, rehacer, copiar, cortar, pegar, buscar y reemplazar.

La función deshacer revierte una o varias operaciones recientes, mientras que rehacer vuelve a aplicar una acción previamente deshecha. Copiar conserva el contenido original y coloca una réplica en el portapapeles; cortar prepara el contenido para moverlo; pegar inserta el contenido del portapapeles en la posición seleccionada. El pegado especial permite controlar qué se inserta: texto sin formato, valores, fórmulas, imagen, vínculo u otro tipo de contenido.

La búsqueda localiza caracteres, palabras, valores o elementos. La sustitución permite reemplazarlos de forma individual o masiva. En documentos complejos, una sustitución indiscriminada puede alterar datos que no deberían modificarse, por lo que conviene revisar el contexto y utilizar criterios precisos. Algunas aplicaciones permiten buscar también por formato, estilo, fórmula, comentario o expresión regular.

2.3. Trabajo local, compartido y colaborativo

En el trabajo local el fichero se almacena en el equipo o en una unidad accesible por el usuario. En el trabajo compartido varias personas acceden al mismo recurso, aunque no necesariamente lo editan simultáneamente. La colaboración en tiempo real permite que varios usuarios modifiquen un documento de manera concurrente y visualicen los cambios de los demás.

La colaboración requiere mecanismos de identificación, autorización, bloqueo o combinación de cambios, historial de versiones y resolución de conflictos. El historial permite recuperar una versión anterior, identificar quién efectuó una modificación y comparar estados del documento. No debe confundirse con una copia de seguridad: el historial de versiones facilita la gestión del contenido, mientras que la copia de seguridad protege frente a pérdidas, corrupción o indisponibilidad del repositorio.

2.4. Formatos de fichero

El formato determina cómo se codifica y estructura la información. Algunos formatos son nativos de una aplicación; otros son estándares abiertos o formatos de intercambio. Los formatos editables conservan normalmente la estructura necesaria para continuar trabajando. Los formatos de distribución, como PDF, priorizan la conservación de la apariencia y la portabilidad, aunque pueden limitar la edición.

El formato CSV representa datos tabulares mediante texto delimitado. Es útil para intercambiar información entre hojas de cálculo, bases de datos y sistemas corporativos. Sin embargo, no conserva normalmente fórmulas, formatos, gráficos, imágenes ni varias hojas. Además, deben controlarse el separador, la codificación de caracteres, el formato de las fechas y el tratamiento de los ceros iniciales.

3. PROCESADORES DE TEXTO: CONCEPTO, EDICIÓN Y ESTRUCTURA DOCUMENTAL

Un procesador de textos es una aplicación destinada a crear, editar, estructurar, formatear, revisar, almacenar, imprimir y exportar documentos compuestos principalmente por texto, aunque también puede integrar tablas, imágenes, gráficos, formas, campos y otros objetos. Sustituye y amplía las funciones de la máquina de escribir, ya que separa la creación del contenido de su presentación final y permite modificar el documento sin rehacerlo completamente.

El documento se compone de caracteres, palabras, párrafos, secciones, páginas y objetos. El carácter es la unidad textual mínima y puede recibir atributos como fuente, tamaño, negrita, cursiva, subrayado o color. El párrafo finaliza al introducir una marca de párrafo y puede configurarse mediante alineación, sangrías, espaciado, interlineado, tabulaciones y control de saltos. Una sección permite aplicar configuraciones de página diferentes dentro del mismo documento.

3.1. Creación y edición

La edición comprende insertar, eliminar, mover, copiar y reemplazar contenido. El punto de inserción indica dónde aparecerá el nuevo texto. La selección determina el ámbito sobre el que actuará una orden. Puede seleccionarse un carácter, una palabra, una línea, un párrafo, una página, una tabla o todo el documento.

Las marcas no imprimibles muestran elementos estructurales como espacios, tabulaciones, saltos de línea, saltos de página y marcas de párrafo. Su visualización resulta muy útil para diagnosticar problemas de maquetación. Un espacio manual repetido no equivale a una tabulación; varios párrafos vacíos no son un mecanismo correcto para iniciar una página nueva; y un salto de línea no tiene el mismo efecto que un salto de párrafo.

La herramienta de búsqueda permite localizar texto concreto y la sustitución puede cambiar una expresión en todo el documento. En trabajos administrativos es recomendable revisar cada sustitución cuando el término puede aparecer en contextos diferentes. La sustitución por formato permite, por ejemplo, localizar texto escrito manualmente en negrita y aplicarle un estilo uniforme.

3.2. Formato directo y estilos

El formato directo se aplica manualmente sobre una selección. Los estilos son conjuntos de propiedades identificados mediante un nombre y reutilizables en todo el documento. Pueden existir estilos de carácter, párrafo, lista, tabla y página. Utilizar estilos aporta coherencia, facilita modificaciones globales y permite generar automáticamente índices o tablas de contenido.

Si todos los títulos de primer nivel utilizan el mismo estilo, basta modificar dicho estilo para actualizar conjuntamente su fuente, tamaño, color, espaciado o numeración. Si cada título se ha formateado manualmente, será necesario revisarlos uno a uno y existe mayor riesgo de inconsistencias.

3.3. Párrafos y alineación

La alineación puede ser izquierda, derecha, centrada o justificada. La alineación a la izquierda mantiene regular el margen izquierdo; la derecha lo hace con el margen derecho; el centrado distribuye el texto alrededor del eje central; y la justificación ajusta el espacio entre palabras para alinear ambos márgenes.

Las sangrías desplazan el texto respecto de los márgenes. La sangría izquierda afecta a todas las líneas del párrafo; la derecha lo separa del margen derecho; la sangría de primera línea desplaza únicamente la primera línea; y la sangría francesa mantiene la primera línea en una posición y desplaza las siguientes. Esta última es frecuente en bibliografías, listados y referencias.

El espaciado anterior y posterior controla la distancia entre párrafos. El interlineado determina la separación entre líneas de un mismo párrafo. Para estructurar correctamente un documento no deben introducirse cadenas de espacios ni varios retornos vacíos, porque estos recursos alteran la estabilidad de la maquetación.

3.4. Listas y numeración

Las listas pueden ser con viñetas, numeradas o multinivel. Las listas multinivel permiten representar una jerarquía: capítulos, apartados y subapartados. Deben configurarse vinculándolas, cuando sea posible, a estilos de título. Escribir manualmente la numeración provoca errores al insertar, eliminar o mover apartados.

La numeración automática actualiza la secuencia y puede reiniciarse o continuar desde otra lista. En documentos administrativos conviene evitar configuraciones excesivamente complejas y comprobar que los niveles mantienen una relación clara con la estructura del texto.

3.5. Revisión, comentarios y control de cambios

Los procesadores de texto suelen incorporar corrector ortográfico y gramatical, diccionarios, autocorrección y sugerencias de estilo. Estas herramientas apoyan la revisión, pero no sustituyen la lectura humana. Una palabra puede estar correctamente escrita y ser incorrecta en el contexto; una cifra, un nombre propio o una referencia normativa requieren comprobación específica.

Los comentarios permiten incorporar observaciones sin modificar directamente el contenido principal. El control de cambios registra inserciones, eliminaciones y modificaciones de formato, permitiendo aceptarlas o rechazarlas. Esta función resulta especialmente útil en la revisión de informes, instrucciones, propuestas de resolución y documentos elaborados por varias unidades.

La comparación de documentos identifica diferencias entre dos versiones. No debe confundirse con el control de cambios: la comparación analiza ficheros ya existentes, mientras que el control de cambios registra las modificaciones conforme se realizan.

3.6. Objetos y referencias

Además del texto, pueden insertarse imágenes, formas, cuadros de texto, ecuaciones, símbolos, hipervínculos, referencias cruzadas, notas al pie, encabezados, pies de página y campos automáticos. Los campos muestran información calculada o vinculada, como la fecha, el número de página, el autor, el título o una referencia.

Las referencias cruzadas enlazan con títulos, tablas, ilustraciones o marcadores. Su ventaja es que se actualizan cuando cambia la numeración. Las notas al pie aparecen normalmente al final de la página y las notas finales al final del documento o sección.

4. CONFIGURACIÓN, FORMATEO, TABLAS, IMPRESIÓN Y EXPORTACIÓN

4.1. Configuración de página

La configuración de página determina el tamaño del papel, la orientación, los márgenes, la posición del encabezado y pie, las columnas y otras propiedades del diseño. Los tamaños más habituales son A4 y, en determinados usos, A3 o formatos de sobre. La orientación puede ser vertical u horizontal.

Los márgenes establecen el espacio entre el contenido y los bordes del papel. No deben confundirse con las sangrías: los márgenes afectan al área general de la página, mientras que las sangrías desplazan párrafos dentro de esa área. Esta diferencia constituye una trampa frecuente.

Cuando un documento necesita páginas con orientación o márgenes distintos, debe dividirse mediante saltos de sección. Un simple salto de página inicia una página nueva, pero mantiene normalmente la configuración de la sección anterior. Los saltos de sección pueden ser de página siguiente, continuos, de página par o de página impar.

4.2. Encabezados, pies y numeración

El encabezado se sitúa en la zona superior y el pie en la inferior. Pueden contener texto, logotipos, fecha, título, código documental, número de página o información de versión. Es posible definir una primera página diferente y distinguir páginas pares e impares.

La numeración puede comenzar en un valor determinado y utilizar formatos arábigos, romanos o alfabéticos. Para numerar de forma diferente distintas partes del documento se utilizan secciones y se controla si el encabezado o pie está vinculado al anterior.

4.3. Tablas

Una tabla organiza la información en filas y columnas. Cada intersección forma una celda. Las tablas son útiles para presentar comparaciones, inventarios, cronogramas, relaciones de datos y estructuras que requieren alineación estable. No deben utilizarse únicamente para simular márgenes o forzar la posición de texto cuando existen mecanismos de maquetación más adecuados.

Las operaciones habituales incluyen insertar o eliminar filas y columnas, combinar o dividir celdas, ajustar el ancho y alto, distribuir uniformemente, aplicar bordes y sombreado, alinear el contenido, repetir la fila de encabezado y ordenar datos. Algunas aplicaciones permiten fórmulas sencillas, pero una tabla de procesador de textos no sustituye a una hoja de cálculo ni a una base de datos.

4.4. Imágenes y ajuste

Las imágenes pueden insertarse desde un fichero, el portapapeles, un escáner u otra fuente. Deben controlarse el tamaño, la resolución, la compresión, el recorte y el texto alternativo. Una imagen sobredimensionada aumenta innecesariamente el peso del documento.

El ajuste determina cómo se relaciona la imagen con el texto. Puede estar en línea con el texto, rodeada, situada detrás o delante, o colocada arriba y abajo. Una imagen en línea se comporta de forma semejante a un carácter; una imagen flotante se ancla a un párrafo y puede desplazarse con respecto a él.

4.5. Impresión

Antes de imprimir debe revisarse la vista previa, la impresora seleccionada, el intervalo de páginas, el número de copias, la orientación, el tamaño del papel, la impresión a una o dos caras, la intercalación y la escala. La impresión puede abarcar todo el documento, una selección, determinadas páginas o páginas pares e impares.

La vista previa permite detectar páginas en blanco, encabezados incompletos, tablas cortadas, imágenes desplazadas o líneas huérfanas. El control de líneas viudas y huérfanas evita que una línea quede aislada al principio o final de una página. Las opciones «mantener con el siguiente» y «mantener líneas juntas» ayudan a conservar unidos títulos y párrafos.

4.6. Exportación

La exportación a PDF genera una representación estable que mantiene en gran medida el diseño. Puede incluir marcadores, hipervínculos, metadatos, estructura etiquetada, protección mediante contraseña y restricciones de impresión o edición. No obstante, una restricción técnica no debe considerarse una garantía absoluta de confidencialidad.

Al exportar deben comprobarse la calidad de las imágenes, la incrustación de fuentes, la accesibilidad, los enlaces y la correcta paginación. También debe revisarse que no se incluyan comentarios, cambios controlados, propiedades personales o contenido oculto que no deba difundirse.

5. PLANTILLAS Y COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA

5.1. Plantillas

Una plantilla es un modelo reutilizable que contiene estructura, estilos, configuración, textos fijos, campos, elementos gráficos y, en algunos casos, automatizaciones. Sirve como punto de partida para crear documentos homogéneos sin modificar el modelo original.

La diferencia entre plantilla y documento no depende únicamente de la extensión del fichero, sino de su finalidad. El documento contiene una instancia concreta de información; la plantilla define el patrón del que pueden derivarse múltiples documentos. Una plantilla institucional puede incluir logotipo, márgenes normalizados, estilos de títulos, pie con datos corporativos, campos para fecha y número de expediente y cláusulas comunes.

El uso de plantillas reduce errores, mejora la imagen corporativa y asegura que se incluyan los apartados obligatorios. Debe existir un procedimiento para su revisión y actualización, porque una plantilla obsoleta puede reproducir masivamente datos, órganos, referencias o instrucciones incorrectas.

5.2. Campos y formularios

Las plantillas pueden incorporar campos de texto, listas desplegables, casillas, selectores de fecha y controles de contenido. Estos elementos guían al usuario y limitan determinadas entradas. Un formulario puede protegerse para que solo sea posible completar los campos previstos.

La protección evita modificaciones accidentales, pero no convierte necesariamente el documento en un sistema seguro ni garantiza la validez jurídica del contenido. El control de acceso y la firma electrónica pertenecen a capas diferentes.

5.3. Combinación de correspondencia

La combinación de correspondencia genera múltiples documentos personalizados a partir de un documento principal y una fuente de datos. El documento principal contiene texto fijo y campos de combinación. La fuente de datos aporta los valores variables: nombre, dirección, categoría, unidad, fecha, importe u otros elementos.

El proceso general comprende seleccionar el tipo de documento, vincular la fuente, elegir o filtrar destinatarios, insertar campos, obtener una vista previa y ejecutar la combinación. El resultado puede consistir en cartas, etiquetas, sobres, mensajes electrónicos, certificados o documentos individualizados.

La fuente de datos puede ser una tabla, una hoja de cálculo, una base de datos, una libreta de direcciones o un fichero delimitado. Cada columna representa normalmente un campo y cada fila un destinatario o registro. La primera fila suele contener los nombres de los campos.

Los campos pueden acompañarse de reglas condicionales. Por ejemplo, puede insertarse un tratamiento diferente según una condición, omitir párrafos cuando un dato esté vacío o seleccionar un texto alternativo. Sin embargo, cuanto más compleja sea la lógica, mayor será la necesidad de realizar pruebas con registros representativos.

5.4. Riesgos y controles

Antes de ejecutar una combinación deben revisarse la calidad de los datos, los filtros aplicados, el orden de los registros, el formato de fechas y números y la correspondencia entre campos. Un desplazamiento de columnas o una selección incorrecta de destinatarios puede provocar errores masivos.

En el envío electrónico es imprescindible comprobar que cada destinatario recibe exclusivamente su información. Debe prestarse especial atención a la generación de ficheros individualizados, al nombre de los documentos y a la posible inclusión de datos de otros registros.

La vista previa permite recorrer los registros y comprobar el resultado. No debe limitarse la prueba al primer registro, porque los datos largos, los campos vacíos, los caracteres especiales y los formatos numéricos pueden producir resultados distintos.

6. BASES DE DATOS: CONCEPTO, ARQUITECTURA Y ELEMENTOS

Una base de datos es un conjunto organizado de datos relacionados, almacenados de forma estructurada para permitir su consulta, actualización, control y explotación. El sistema gestor de bases de datos es el software que permite definir la estructura, introducir información, establecer restricciones, realizar consultas, administrar usuarios, asegurar la integridad y generar resultados.

La diferencia entre base de datos y sistema gestor debe retenerse con precisión. La base de datos es el conjunto de información y estructuras; el gestor es la aplicación que permite trabajar con ella. De manera semejante, un documento no es el procesador de textos con el que se edita.

6.1. Modelo relacional

En el modelo relacional la información se organiza en tablas. Cada tabla representa una entidad o tipo de objeto; cada fila representa un registro; y cada columna representa un campo o atributo. Por ejemplo, una tabla de centros podría contener los campos identificador, nombre, tipo, dirección y provincia.

Un campo se define mediante un nombre, un tipo de datos, un tamaño y determinadas propiedades. Los tipos habituales son texto, número, fecha y hora, moneda, booleano, autonumérico y datos binarios. La elección del tipo condiciona las operaciones posibles y protege la calidad de la información.

Un número de teléfono, un código postal o un identificador con ceros iniciales no debe almacenarse necesariamente como número, porque no se utiliza para cálculos aritméticos. Puede ser más adecuado el tipo texto. La elección depende del significado del dato, no de su apariencia.

6.2. Registros y campos

El registro agrupa los valores correspondientes a una entidad concreta. Cada registro debe ser identificable de forma inequívoca. La clave primaria es el campo o conjunto de campos que identifica de manera única cada registro. No puede repetirse y, con carácter general, no debe admitir valores nulos.

Una clave natural utiliza un dato con significado real, como un código oficial; una clave artificial o sustituta se crea específicamente para identificar el registro, como un autonumérico. La elección debe considerar estabilidad, unicidad, longitud y protección de la información.

6.3. Integridad

La integridad de entidad exige que cada registro sea identificable. La integridad referencial asegura que las referencias entre tablas sean válidas. La integridad de dominio limita los valores que puede admitir un campo según su tipo, rango, formato o lista permitida.

Las reglas de validación pueden exigir que una fecha se encuentre dentro de un intervalo, que un importe sea positivo o que un código responda a una estructura. Un valor predeterminado se introduce automáticamente cuando no se especifica otro, pero no debe confundirse con una regla de validación.

6.4. Normalización

La normalización organiza los datos para reducir duplicidades y anomalías de actualización. En lugar de repetir los datos completos de una unidad en cada registro de actividad, puede almacenarse un identificador que se relacione con la tabla de unidades. Así, una modificación del nombre se realiza una sola vez.

Una base mal diseñada puede provocar inconsistencia: el mismo centro aparece con distintas denominaciones, se conservan datos contradictorios o la eliminación de un registro hace desaparecer información que debería mantenerse. La normalización no significa fragmentar indiscriminadamente, sino modelar correctamente las entidades y dependencias.

6.5. Operaciones básicas

Las operaciones fundamentales se resumen en crear, leer, actualizar y eliminar registros. También pueden importarse o exportarse datos, ordenar, filtrar, buscar duplicados, agrupar y calcular resultados. Estas operaciones deben someterse a permisos y controles, especialmente las modificaciones masivas.

7. CONSULTAS, FORMULARIOS, INFORMES Y RELACIONES

7.1. Relaciones

Una relación vincula registros de tablas diferentes mediante campos compatibles. Las relaciones más habituales son uno a uno, uno a varios y varios a varios. En una relación uno a varios, un registro de la tabla principal puede relacionarse con múltiples registros de la tabla secundaria, pero cada registro secundario se vincula con uno de la principal.

La clave foránea es el campo de la tabla secundaria que referencia la clave primaria de la tabla principal. Por ejemplo, una tabla de solicitudes puede incluir el identificador de la unidad responsable, que enlaza con la tabla de unidades.

La relación varios a varios requiere normalmente una tabla intermedia. Si varios profesionales pueden participar en varios proyectos, una tabla de participación contendrá las parejas de identificadores y, en su caso, atributos como función, fecha de incorporación o dedicación.

7.2. Consultas

Una consulta permite seleccionar, combinar, ordenar, agrupar, calcular o modificar datos según determinados criterios. La consulta no tiene por qué duplicar físicamente los datos; puede presentar una vista derivada de las tablas.

Las consultas de selección recuperan información. Las consultas de parámetros solicitan al usuario un valor. Las consultas de totales agrupan y calculan sumas, promedios, recuentos, máximos o mínimos. Las consultas de acción pueden actualizar, agregar, eliminar o crear tablas y requieren especial cautela por su capacidad de modificar múltiples registros.

Los criterios determinan qué registros se incluyen. Pueden emplearse operadores de comparación, conectores lógicos, intervalos, patrones, valores nulos y expresiones. El operador lógico «Y» exige que se cumplan simultáneamente las condiciones; «O» admite registros que cumplan cualquiera de ellas.

Un valor nulo representa ausencia o desconocimiento del dato. No equivale necesariamente a cero ni a una cadena vacía. Esta diferencia afecta a las comparaciones y los cálculos.

7.3. Formularios

Un formulario proporciona una interfaz para introducir, consultar y modificar datos. Puede mostrar un registro cada vez, varios registros o una estructura principal con subformularios. Los controles incluyen cuadros de texto, listas, botones, casillas, selectores y etiquetas.

El formulario no constituye necesariamente el almacenamiento de los datos. Habitualmente actúa sobre una tabla o consulta subyacente. Su diseño puede limitar errores mediante listas de valores, máscaras de entrada, validaciones, valores predeterminados y orden lógico de tabulación.

7.4. Informes

Un informe presenta datos con un diseño destinado a consulta, impresión, distribución o exportación. Puede agrupar registros, calcular totales, repetir encabezados, incorporar numeración y organizar la información por secciones.

La diferencia entre formulario e informe es funcional. El formulario está orientado principalmente a la interacción y mantenimiento de datos; el informe, a su presentación estructurada. Aunque un formulario puede imprimirse y un informe puede incorporar determinados controles, su finalidad principal es distinta.

7.5. Ordenación, filtrado y agrupación

Ordenar cambia la secuencia de presentación según uno o varios campos. Filtrar limita los registros visibles. Agrupar reúne registros que comparten un valor y permite obtener resúmenes. Ninguna de estas operaciones debería alterar por sí misma el significado de los datos almacenados.

8. HOJAS DE CÁLCULO: CONCEPTO, EDICIÓN, FORMATOS Y ESTRUCTURA

Una hoja de cálculo es una aplicación que organiza la información en una cuadrícula de filas y columnas cuyas intersecciones forman celdas. Permite introducir datos, realizar cálculos mediante fórmulas y funciones, ordenar, filtrar, resumir y representar gráficamente los resultados.

El fichero de trabajo suele denominarse libro y puede contener varias hojas. Cada hoja está formada por filas numeradas y columnas identificadas normalmente mediante letras. Una celda se referencia mediante la combinación de columna y fila, como A1 o D25.

8.1. Tipos de contenido

Una celda puede contener texto, número, fecha, hora, valor lógico, fórmula o error. Las fechas y horas suelen almacenarse internamente como números y mostrarse mediante un formato. Por ello pueden sumarse, restarse y utilizarse en funciones temporales.

Una fórmula comienza habitualmente con el signo igual e incluye operadores, referencias, constantes y funciones. El resultado depende de los valores referenciados y se recalcula cuando cambian, salvo que la aplicación esté configurada en cálculo manual.

8.2. Referencias

Las referencias pueden ser relativas, absolutas o mixtas. Una referencia relativa cambia al copiar la fórmula a otra posición. Una referencia absoluta mantiene fija la fila y la columna. Una referencia mixta fija únicamente uno de los dos componentes.

Por ejemplo, si una fórmula aplica a diversos importes un porcentaje situado en una celda común, la referencia a ese porcentaje debe mantenerse fija mediante una referencia absoluta. La correcta utilización de referencias evita repetir constantes y facilita el mantenimiento.

8.3. Edición

Las operaciones de edición incluyen introducir, modificar, borrar, copiar, cortar, pegar, rellenar series, insertar y eliminar celdas, filas, columnas y hojas. El controlador de relleno permite copiar fórmulas o completar series de números, fechas, meses y patrones.

Eliminar el contenido no equivale a eliminar la celda. Al borrar contenido se conserva la estructura; al eliminar celdas se desplazan otras para ocupar su lugar. También puede borrarse únicamente el formato, los comentarios, las validaciones o determinados elementos.

El pegado especial permite insertar valores sin fórmulas, fórmulas sin formato, formatos sin contenido, transponer filas y columnas o efectuar operaciones aritméticas. Cuando se comparte información con personas que no deben conocer la fórmula o los vínculos originales, puede ser apropiado pegar únicamente valores, siempre que no se pierda la trazabilidad necesaria.

8.4. Formato

El formato modifica la apariencia sin cambiar necesariamente el valor almacenado. Un número puede mostrarse con decimales, porcentaje, moneda, fecha o notación científica. Debe diferenciarse el valor real del formato visible.

El formato condicional aplica estilos según reglas: valores superiores a un umbral, fechas vencidas, duplicados, escalas, barras de datos o conjuntos de iconos. Facilita la identificación visual, pero no sustituye a una validación ni modifica por sí mismo el dato.

8.5. Estilos y plantillas

Los estilos reúnen formatos de fuente, bordes, relleno, alineación y número. Las plantillas proporcionan libros preconfigurados con hojas, fórmulas, formatos, áreas de impresión y elementos gráficos. Son útiles para presupuestos, cuadros de mando, inventarios, cronogramas y modelos de seguimiento.

Una plantilla debe distinguir claramente las celdas de entrada, cálculo y resultado. También conviene proteger las fórmulas, incorporar instrucciones y evitar referencias externas innecesarias.

8.6. Imágenes y objetos

Las hojas pueden incorporar imágenes, formas, diagramas, cuadros de texto y otros objetos. Estos elementos pueden estar vinculados a celdas o situarse sobre la cuadrícula. Su posición debe configurarse para que se desplacen o cambien de tamaño con las celdas cuando proceda.

El uso de imágenes debe aportar información y no dificultar la lectura. Para incorporar un logotipo o una representación puede ser suficiente una imagen comprimida; para el análisis de datos debe preferirse un gráfico vinculado a los valores, porque se actualiza cuando estos cambian.

9. FUNCIONES, TABLAS, FORMULARIOS, GRÁFICOS Y ANÁLISIS DE DATOS

9.1. Fórmulas y funciones

Una fórmula es una expresión creada por el usuario. Una función es una fórmula predefinida que recibe argumentos y devuelve un resultado. Las funciones pueden clasificarse en matemáticas, estadísticas, lógicas, de texto, fecha y hora, búsqueda y referencia, financieras, informativas y de base de datos.

Entre las funciones básicas se encuentran suma, promedio, máximo, mínimo y recuento. Las funciones condicionales permiten contar, sumar o promediar únicamente los valores que cumplen determinados criterios. Las funciones lógicas evalúan condiciones y devuelven resultados según sean verdaderas o falsas.

Las funciones de texto permiten concatenar, extraer caracteres, cambiar mayúsculas y minúsculas, eliminar espacios o localizar fragmentos. Las funciones de fecha calculan diferencias, obtienen componentes temporales y determinan días laborables. Las funciones de búsqueda localizan un valor en una tabla y recuperan información relacionada.

Es importante manejar los errores. Una división por cero, una referencia inexistente, un valor con tipo inadecuado o una búsqueda sin coincidencia generan códigos específicos. Ocultar todos los errores mediante una función genérica puede dificultar la detección de problemas; debe tratarse cada situación con criterio.

9.2. Tablas de datos

Una tabla de hoja de cálculo es un rango estructurado con encabezados y funciones de ordenación, filtrado, formato y expansión automática. Las fórmulas pueden utilizar nombres de columnas, lo que mejora la legibilidad. Al añadir registros, la tabla amplía normalmente sus fórmulas y formatos.

No debe confundirse una tabla estructurada con una tabla dinámica. La primera organiza el conjunto de datos de origen; la segunda resume y analiza dichos datos mediante campos distribuidos en áreas de filas, columnas, valores y filtros.

9.3. Tablas dinámicas

Una tabla dinámica permite agrupar, resumir, cruzar y analizar datos sin alterar la tabla de origen. Puede calcular sumas, recuentos, promedios, porcentajes y otros resúmenes. Los campos pueden reorganizarse para observar la información desde distintas perspectivas.

El origen debe estar correctamente estructurado: una fila de encabezados únicos, un registro por fila, un campo por columna y ausencia de filas o columnas vacías que interrumpan el conjunto. Después de modificar los datos de origen puede ser necesario actualizar la tabla dinámica.

9.4. Ordenación, filtros y subtotales

La ordenación puede realizarse por valores, texto, fechas, colores o listas personalizadas. Cuando se ordena un conjunto deben seleccionarse todas las columnas relacionadas para evitar desalinear los registros. El filtro muestra únicamente las filas que cumplen criterios, sin eliminar las restantes.

Los subtotales calculan resultados por grupos y requieren normalmente una ordenación previa por el campo de agrupación. Las tablas dinámicas ofrecen una alternativa más flexible para resúmenes multidimensionales.

9.5. Validación y formularios

La validación de datos restringe las entradas permitidas. Puede exigir números enteros, fechas, longitudes, valores de una lista o fórmulas personalizadas. También puede mostrar un mensaje de entrada y una alerta ante valores no válidos.

Los formularios facilitan la introducción ordenada de registros. Pueden adoptar la forma de un formulario de datos asociado a una tabla o de controles insertados en la hoja. Debe evitarse confundir estos controles con los formularios propios de una base de datos, que poseen un modelo de almacenamiento y relaciones diferente.

9.6. Gráficos

Un gráfico representa visualmente datos seleccionados. Sus elementos principales son área del gráfico, área de trazado, ejes, series, categorías, título, leyenda, etiquetas y líneas de cuadrícula. El tipo debe elegirse según la finalidad.

Los gráficos deben ser legibles, evitar efectos decorativos que distorsionen la percepción y mostrar unidades, periodo y fuente. Un eje truncado puede exagerar diferencias; una escala inadecuada puede ocultarlas. La calidad de la representación depende de la calidad y contexto de los datos.

9.7. Protección

Puede protegerse una hoja, determinadas celdas, la estructura del libro o el fichero. La protección de hoja evita modificaciones accidentales, pero no equivale necesariamente a cifrado. La contraseña de apertura y el cifrado protegen el acceso al contenido; la protección de estructura controla determinadas operaciones internas.

10. IMPRESIÓN Y EXPORTACIÓN EN HOJAS DE CÁLCULO

La impresión de una hoja requiere especial preparación porque la cuadrícula puede extenderse horizontal y verticalmente. Deben definirse el área de impresión, la orientación, el tamaño del papel, los márgenes, la escala, los saltos de página y los títulos que se repetirán en cada página.

10.1. Área de impresión

El área de impresión delimita el rango que se enviará a la impresora. Puede incluir uno o varios rangos, aunque los rangos no contiguos pueden imprimirse en páginas separadas. Si no se define, la aplicación utiliza normalmente el área ocupada de la hoja.

La vista previa de saltos permite observar cómo se distribuyen las páginas y ajustar divisiones manuales. Debe evitarse que una tabla quede separada de sus encabezados o que una última columna aparezca aislada en otra página.

10.2. Escala

La escala puede establecerse como porcentaje o ajustarse a un número de páginas de ancho y alto. Ajustar todas las filas y columnas a una única página puede producir texto ilegible. Suele ser preferible limitar el ancho y permitir varias páginas de alto.

La orientación horizontal resulta útil para tablas con muchas columnas. Los títulos de impresión repiten determinadas filas o columnas en cada página, facilitando la interpretación de los datos.

10.3. Encabezado y pie

El encabezado y pie pueden incluir nombre del libro, hoja, fecha, hora, número de página, ruta del fichero y otros campos. Debe revisarse la conveniencia de mostrar la ruta completa, porque podría revelar información interna sobre unidades o estructuras de almacenamiento.

10.4. Exportación

La exportación a PDF conserva el aspecto de las hojas seleccionadas. Puede incluir todo el libro, hojas concretas, el área de impresión o una selección. Debe comprobarse que los gráficos, títulos y tablas quedan completos.

La exportación a CSV transforma normalmente una sola hoja en texto delimitado. Se pierden fórmulas, formatos, gráficos, imágenes, comentarios y varias hojas. Las fórmulas se exportan habitualmente como sus valores calculados. Debe elegirse la codificación de caracteres y el delimitador compatible con el sistema de destino.

Cuando se exportan identificadores, es necesario vigilar la conversión automática. Los ceros iniciales, números largos, códigos con guiones y fechas ambiguas pueden alterarse al abrir el CSV en otra aplicación. La revisión debe realizarse tanto antes como después del intercambio.

11. PRESENTACIONES: CONCEPTO Y FUNCIONALIDADES PRINCIPALES

Una aplicación de presentaciones permite crear una secuencia de diapositivas destinada a apoyar una exposición, comunicar resultados, impartir formación o distribuir información visual. Cada diapositiva puede contener texto, imágenes, tablas, gráficos, diagramas, audio, vídeo, formas, hipervínculos y otros objetos.

11.1. Estructura

La presentación se organiza mediante diapositivas. Los diseños definen la posición de marcadores para títulos, texto y objetos. El patrón o diapositiva maestra establece elementos comunes, como fondo, logotipo, fuentes, colores, numeración y pies.

Modificar el patrón permite actualizar de forma coherente todas las diapositivas asociadas. Editar manualmente cada diapositiva genera inconsistencias y dificulta el mantenimiento. Los temas agrupan colores, tipografías, fondos y efectos.

11.2. Contenido

Una diapositiva debe comunicar una idea principal. El texto debe ser legible, breve y jerarquizado. La presentación no debe convertirse en un documento proyectado palabra por palabra. Los datos complejos pueden explicarse mediante gráficos, diagramas o tablas simplificadas.

Las notas del orador contienen información de apoyo que no tiene que mostrarse en la diapositiva. La vista del moderador puede presentar al ponente la diapositiva actual, la siguiente, las notas y el tiempo transcurrido.

11.3. Transiciones y animaciones

La transición es el efecto aplicado al pasar de una diapositiva a otra. La animación afecta a objetos dentro de una diapositiva. Pueden configurarse orden, inicio, duración, retraso y desencadenantes.

Su uso debe ser funcional. Una animación puede revelar progresivamente los elementos de un proceso, pero el exceso de efectos distrae, aumenta la duración y puede dificultar la accesibilidad.

11.4. Multimedia e interactividad

Las presentaciones pueden incorporar audio y vídeo incrustados o vinculados. Un vínculo reduce el tamaño inicial, pero depende de que el recurso externo esté disponible. La incrustación mejora la portabilidad, aunque aumenta el peso del fichero.

Los hipervínculos y botones de acción permiten navegar hacia otra diapositiva, abrir un documento o acceder a un recurso. Esta posibilidad facilita presentaciones no lineales, menús interactivos y materiales formativos.

11.5. Ejecución, impresión y exportación

La presentación puede ejecutarse manualmente, con intervalos automáticos o en modo quiosco. Antes de exponer deben comprobarse resolución, relación de aspecto, fuentes, vídeos, enlaces, equipo de proyección y orden de las diapositivas.

Puede imprimirse una diapositiva por página, varias diapositivas como documentos para la audiencia, páginas de notas o un esquema. La exportación puede generar PDF, imágenes, vídeo o formatos compatibles con otros programas.

11.6. Accesibilidad

Una presentación accesible requiere títulos únicos, orden de lectura correcto, texto alternativo, contraste suficiente, tamaño legible y uso no exclusivo del color. Los subtítulos facilitan la comprensión de contenidos audiovisuales. Las tablas deben ser simples y contar con encabezados claros.

12. INTEROPERABILIDAD, ACCESIBILIDAD, SEGURIDAD Y BUENAS PRÁCTICAS

12.1. Interoperabilidad

La interoperabilidad es la capacidad de sistemas y organizaciones para intercambiar información y utilizarla de forma coherente. En ofimática implica que un fichero pueda abrirse, editarse o visualizarse en distintos entornos manteniendo su contenido, estructura y significado en un grado aceptable.

Los estándares abiertos favorecen la independencia respecto de un proveedor y la conservación a largo plazo. Sin embargo, la compatibilidad no siempre es perfecta. Las fuentes, macros, gráficos, fórmulas, campos, animaciones y diseños complejos pueden comportarse de manera diferente entre aplicaciones.

Antes de distribuir un documento deben probarse el formato, los vínculos, las fórmulas, la paginación y los elementos incrustados en el entorno de destino. Para una versión final no editable puede emplearse PDF, sin perjuicio de conservar el original editable en el repositorio correspondiente.

12.2. Accesibilidad

La accesibilidad busca que la información pueda ser utilizada por personas con distintas capacidades y tecnologías de apoyo. En documentos implica utilizar estilos de título, estructura lógica, texto alternativo, tablas simples, enlaces descriptivos, contraste suficiente y orden de lectura correcto.

En hojas de cálculo deben proporcionarse nombres claros, evitarse estructuras excesivamente visuales y describirse los gráficos. En presentaciones deben utilizarse títulos únicos y subtítulos en contenidos audiovisuales. Exportar a PDF no garantiza por sí solo la accesibilidad; el fichero debe conservar etiquetas, orden y descripciones.

12.3. Seguridad

Los documentos ofimáticos pueden contener macros, vínculos, objetos incrustados y metadatos. Una macro es una secuencia automatizada de instrucciones y puede ser útil para tareas repetitivas, pero también constituye un vector de riesgo. No deben habilitarse macros de origen desconocido.

Los vínculos externos pueden revelar información, actualizarse con datos no controlados o dejar de funcionar. Los metadatos pueden incluir autor, organización, historial, comentarios, rutas y propiedades. Antes de difundir un fichero debe utilizarse la inspección documental cuando esté disponible.

La protección mediante contraseña debe distinguirse entre restricción de edición y cifrado de acceso. La primera puede impedir cambios accidentales; el cifrado protege el contenido frente a quien no posea la clave. En todo caso, deben respetarse las políticas corporativas de custodia y recuperación.

12.4. Versiones y denominación

La denominación debe permitir identificar contenido, unidad, fecha, versión y estado cuando sea necesario. Deben evitarse cadenas ambiguas como «final», «final2» o «definitivo_nuevo». Los repositorios con control de versiones reducen la necesidad de duplicar ficheros.

El documento aprobado debe diferenciarse claramente de borradores y copias de trabajo. Los cambios significativos deben quedar documentados y los permisos deben ajustarse a las responsabilidades de elaboración, revisión, aprobación y consulta.

12.5. Automatización responsable

Las macros, plantillas, consultas, funciones y combinaciones reducen trabajo manual, pero amplifican los errores. Una fórmula incorrecta copiada a miles de filas puede producir un resultado coherente en apariencia y completamente falso. La automatización debe acompañarse de validaciones, pruebas y controles de razonabilidad.

13. APLICACIÓN PRÁCTICA EN LA ADMINISTRACIÓN Y EN EL SAS

En el ámbito administrativo del Servicio Andaluz de Salud, la ofimática interviene en la elaboración de informes, memorias, propuestas, instrucciones, actas, cuadros de seguimiento, comunicaciones, inventarios, presentaciones y modelos normalizados. Su utilización debe integrarse con las aplicaciones corporativas y con los procedimientos establecidos, evitando convertir los ficheros personales en sistemas paralelos de información.

El procesador de textos resulta adecuado para documentos narrativos y estructurados. Los estilos permiten normalizar títulos y apartados, las tablas organizan datos resumidos, el control de cambios facilita la revisión y la exportación a PDF genera una versión estable para distribución.

La hoja de cálculo es útil para análisis temporales, conciliaciones, cuadros de mando, simulaciones, planificación, seguimiento presupuestario y tratamiento de listados. No obstante, una hoja compartida sin validaciones, claves, permisos o trazabilidad no debe sustituir a una aplicación corporativa cuando la información requiere gestión estructurada.

Las bases de datos permiten mantener catálogos, relaciones y registros sometidos a integridad. Un modelo relacional es preferible cuando existen entidades relacionadas, múltiples usuarios, necesidad de consultas repetibles y control de datos. La exportación a hoja de cálculo puede utilizarse para análisis, pero la copia exportada deja de ser necesariamente la fuente oficial.

Las presentaciones se emplean para reuniones, formación, exposición de indicadores y comunicación de proyectos. Deben sintetizar la información y mantener relación con las fuentes originales. Un gráfico sin periodo, unidad o fuente puede inducir a interpretaciones erróneas.

13.1. Ejemplo integrado

Supongamos que una unidad necesita comunicar a diferentes responsables el estado de determinados expedientes. La información estructurada puede obtenerse mediante una consulta de base de datos. Los resultados pueden analizarse en una hoja de cálculo y resumirse mediante una tabla dinámica. Los principales indicadores pueden incorporarse a una presentación. Finalmente, una plantilla de procesador de textos y una combinación de correspondencia pueden generar comunicaciones personalizadas.

Este flujo muestra que cada herramienta tiene una finalidad. La base de datos mantiene la información; la hoja la analiza; la presentación comunica tendencias; y el procesador genera documentos individualizados. Utilizar una sola herramienta para todas las fases suele producir estructuras poco mantenibles.

13.2. Protección de la información

Cuando los ficheros contienen datos de profesionales, pacientes, proveedores o expedientes, deben almacenarse en ubicaciones autorizadas y compartirse exclusivamente con destinatarios legitimados. No deben utilizarse correos personales, servicios de almacenamiento no autorizados ni dispositivos sin las medidas corporativas correspondientes.

Las exportaciones deben limitarse a los campos necesarios. Copiar una base completa para resolver una consulta puntual contradice el principio de minimización. Los ficheros temporales deben eliminarse conforme a los procedimientos y no permanecer indefinidamente en carpetas personales.

13.3. Calidad del dato

La calidad comprende exactitud, completitud, consistencia, actualidad, unicidad y validez. Los desplegables, validaciones, claves y relaciones ayudan a mantenerla. Sin embargo, ninguna herramienta compensa un proceso sin responsables, definiciones o controles.

Los códigos y catálogos deben gestionarse de forma centralizada. Es preferible utilizar una lista maestra o una tabla relacionada que permitir denominaciones libres para la misma realidad. Esto facilita agrupaciones, estadísticas y comparación temporal.

14. IDEAS CLAVE Y DISTINCIONES DE EXAMEN

Los sistemas ofimáticos automatizan el tratamiento de información de oficina mediante aplicaciones especializadas e interoperables. Su dominio exige identificar la finalidad de cada herramienta y utilizar mecanismos estructurados en lugar de soluciones manuales.

En el procesador de textos debe distinguirse contenido, formato directo, estilo, plantilla, sección y página. Los estilos representan la estructura y permiten actualizaciones globales. Los saltos de sección posibilitan diferentes configuraciones de página. Las tablas organizan visualmente la información, pero no sustituyen a una hoja de cálculo ni a una base de datos.

La combinación de correspondencia utiliza un documento principal y una fuente de datos. Cada registro produce una salida personalizada. La plantilla es un modelo reutilizable; el documento es una instancia concreta.

En una base de datos, la tabla almacena registros; el campo representa un atributo; la clave primaria identifica; la clave foránea relaciona; la consulta selecciona o transforma; el formulario facilita la interacción; y el informe presenta resultados.

En la hoja de cálculo, el libro contiene hojas y las hojas contienen celdas. Las fórmulas utilizan referencias. Las referencias relativas se desplazan, las absolutas permanecen fijas y las mixtas fijan una dimensión. El formato cambia la apariencia, no necesariamente el valor.

Las tablas dinámicas resumen datos estructurados y permiten reorganizar campos. No son listas desplegables, no son exclusivas de una marca y no sustituyen a la calidad del conjunto de origen.

En presentaciones, el patrón controla elementos comunes; el tema agrupa colores y fuentes; la transición se aplica entre diapositivas; la animación se aplica a objetos. Las notas ayudan al ponente y no deben confundirse con el contenido visible.

15. MAPA CONCEPTUAL