1. INTRODUCCIÓN Y MARCO CONCEPTUAL

La ofimática es el conjunto de técnicas, aplicaciones y servicios informáticos destinados a crear, modificar, organizar, analizar, conservar y comunicar la información propia del trabajo de oficina. No se reduce a saber utilizar un programa concreto: implica comprender qué tipo de herramienta conviene en cada tarea, cómo se estructura la información y qué consecuencias tiene elegir un determinado formato, método de cálculo o sistema de almacenamiento. En el trabajo administrativo del Servicio Andaluz de Salud, estas competencias se proyectan sobre la elaboración de escritos, listados, informes, estadísticas, inventarios, comunicaciones internas, presentaciones y documentos que pueden incorporarse a procedimientos o expedientes.

Una suite ofimática integra varias aplicaciones que comparten una interfaz, formatos compatibles y mecanismos de intercambio de objetos. Como referencias habituales, LibreOffice incluye Writer para textos, Calc para hojas de cálculo, Impress para presentaciones y Base como interfaz y herramienta de trabajo con bases de datos. Microsoft 365 u Office proporciona aplicaciones equivalentes, como Word, Excel, PowerPoint y Access. El examen puede utilizar cualquiera de estas denominaciones, por lo que conviene dominar el concepto general y, al mismo tiempo, identificar correctamente el nombre y la función de cada componente.

Las cuatro familias estudiadas en este tema responden a necesidades distintas. El procesador de textos organiza información principalmente narrativa y documental; la hoja de cálculo trabaja con datos dispuestos en celdas y permite operar con ellos mediante fórmulas; la base de datos almacena información estructurada, relacionada y sometida a reglas de integridad; y la aplicación de presentaciones comunica contenidos mediante una secuencia visual de diapositivas. Aunque pueden intercambiar datos, no son equivalentes. Una hoja de cálculo puede contener listas, pero no sustituye automáticamente a una base de datos; un procesador puede incluir tablas, pero no está diseñado para realizar un análisis masivo de registros; y una presentación no debe utilizarse como archivo maestro de información.

En la Administración Pública, el uso de estos instrumentos se relaciona con la interoperabilidad, la gestión del documento electrónico, la seguridad y la conservación. El Real Decreto 4/2010, que regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad, y sus normas técnicas impulsan el empleo de estándares que permitan intercambiar documentos sin depender innecesariamente de una única aplicación. Junto a ello, el Real Decreto 203/2021 desarrolla la actuación y el funcionamiento del sector público por medios electrónicos. Para el opositor, la consecuencia práctica es clara: no basta con producir un documento visualmente correcto; debe ser utilizable, accesible, trazable y apto para su incorporación al flujo administrativo que corresponda.

2. SISTEMAS OFIMÁTICOS, SUITES, FORMATOS E INTEROPERABILIDAD

2.1. Componentes y modalidades de uso

Las aplicaciones ofimáticas pueden ejecutarse localmente, mediante un navegador o en dispositivos móviles. En el modelo de escritorio, el programa se instala en el puesto de trabajo y puede operar con archivos locales o ubicados en una unidad de red. En el modelo web o en la nube, la aplicación se presta como servicio y facilita la edición simultánea, el historial de versiones y el acceso desde distintos equipos. En la práctica administrativa es frecuente un modelo híbrido: el documento se crea en una aplicación de escritorio, se almacena en un repositorio corporativo y se comparte mediante servicios colaborativos autorizados.

La colaboración aporta ventajas, pero también exige control. La edición simultánea evita la proliferación de copias denominadas «final», «final2» o «definitiva», aunque no elimina la necesidad de asignar responsables, permisos y criterios de cierre. El historial de versiones registra cambios del archivo en el repositorio; el control de cambios del procesador, en cambio, marca modificaciones dentro del documento para aceptarlas o rechazarlas. Son mecanismos relacionados, pero diferentes. En un procedimiento formal debe conocerse cuál es la versión aprobada, quién puede modificarla y dónde se conserva el original de trabajo.

2.2. Formatos nativos, abiertos, de intercambio y de publicación

El formato de archivo determina cómo se codifican el contenido, la estructura y, en su caso, las fórmulas, estilos, imágenes o metadatos. Los formatos de OpenDocument, normalizados en la familia ISO/IEC 26300, incluyen ODT para texto, ODS para hoja de cálculo y ODP para presentaciones. La familia Office Open XML, normalizada en ISO/IEC 29500, utiliza, entre otros, DOCX, XLSX y PPTX. La apertura de un archivo en una aplicación distinta puede conservar la mayor parte del contenido, pero no garantiza una equivalencia perfecta de todas las funciones avanzadas.

El formato PDF se utiliza habitualmente para publicación, consulta, impresión y conservación de una apariencia estable. Exportar a PDF no equivale a guardar el original editable. Por ello, una práctica correcta consiste en conservar el archivo fuente cuando pueda necesitarse una revisión y generar una copia PDF cuando interese distribuir una versión cerrada. El formato CSV sirve para intercambiar datos tabulares en texto plano; no conserva el diseño de la hoja, varias pestañas, gráficos ni la mayoría de los formatos. Además, al importarlo deben comprobarse la codificación, el separador de campos, el delimitador de texto y el reconocimiento de fechas y decimales.

2.3. Compatibilidad, conversión y pérdida de información

La compatibilidad debe evaluarse según las funciones utilizadas. Un documento sencillo suele convertirse sin dificultades, mientras que macros, campos complejos, tipografías no disponibles, gráficos avanzados, conexiones externas o diseños muy ajustados pueden comportarse de forma distinta. Antes de remitir un archivo a otra unidad resulta aconsejable abrir la versión exportada, revisar saltos de página, tablas, fórmulas y caracteres especiales, y comprobar que no existen vínculos rotos. En documentos de difusión, la revisión visual del PDF es tan importante como la del original.

La interoperabilidad tampoco consiste en aceptar cualquier formato. Supone seleccionar estándares adecuados, documentar el proceso de conversión y evitar dependencias innecesarias. Un archivo puede ser técnicamente legible y, sin embargo, resultar poco reutilizable si contiene datos como una imagen, si carece de estructura o si presenta fechas y códigos mezclados. La calidad ofimática exige pensar en el ciclo completo: creación, revisión, intercambio, explotación, publicación, archivo y eventual migración futura.

3. PROCESADORES DE TEXTO: EDICIÓN Y FORMATO

3.1. Concepto y estructura del documento

Un procesador de textos es una aplicación destinada a crear, editar, dar formato, revisar, imprimir y exportar documentos cuyo contenido principal es textual. A diferencia de un editor de texto plano, conserva propiedades como tipografía, márgenes, estilos, tablas, imágenes, encabezados, notas y campos. El documento se organiza en niveles: caracteres, palabras, párrafos, páginas y, en aplicaciones que lo permiten, secciones. Identificar el nivel correcto evita aplicar cambios de forma incorrecta: el interlineado es una propiedad de párrafo, mientras que la familia tipográfica o la negrita afectan al carácter.

La edición básica comprende introducir y borrar texto, seleccionar, copiar, cortar, pegar, mover bloques, deshacer y rehacer acciones, buscar y reemplazar, insertar símbolos y gestionar saltos. El portapapeles conserva temporalmente el contenido copiado o cortado. Copiar duplica la selección y mantiene el original; cortar la prepara para trasladarla; pegar inserta el contenido en el punto de destino. El pegado especial permite decidir si se conservan formatos, si se inserta solo texto o si se crea un vínculo, lo que resulta útil para evitar estilos ajenos procedentes de páginas web o de otros documentos.

3.2. Formato directo y estilos

El formato directo se aplica a una selección concreta: tamaño de letra, negrita, alineación o sangría, por ejemplo. Es rápido en documentos breves, pero genera inconsistencias cuando se utiliza como único método en documentos extensos. Los estilos agrupan propiedades con un nombre y permiten aplicarlas de forma uniforme. Un estilo de título puede definir tipografía, tamaño, espaciado y nivel de esquema; si se modifica el estilo, se actualizan todas las apariciones vinculadas. Este mecanismo mejora la coherencia, facilita los índices automáticos y favorece la accesibilidad.

En el formato de carácter se incluyen la fuente, el tamaño, el color, el resaltado, la posición, el idioma y efectos como negrita, cursiva o subrayado. En el formato de párrafo se configuran alineación, sangrías, tabulaciones, espaciado anterior y posterior, interlineado, control de líneas viudas y huérfanas y numeración. Las tabulaciones deben utilizarse para alinear posiciones; insertar espacios repetidos produce resultados inestables. Del mismo modo, para separar párrafos es preferible definir espaciado que introducir múltiples retornos vacíos.

3.3. Listas, esquemas y navegación

Las listas con viñetas representan elementos sin orden jerárquico; las numeradas expresan secuencia, prioridad o procedimiento. En documentos complejos pueden utilizarse listas multinivel vinculadas a estilos de encabezado. La estructura de títulos permite generar una tabla de contenido y desplazarse mediante el panel de navegación. Un error común consiste en simular un título aumentando el tamaño y aplicando negrita: visualmente puede parecer correcto, pero el programa no lo reconoce como encabezado estructural.

La búsqueda y sustitución avanzada puede trabajar con formato, estilos o expresiones. Es útil para corregir denominaciones repetidas, dobles espacios o patrones de codificación. No obstante, una sustitución masiva debe revisarse, porque una misma cadena puede aparecer con significados distintos. El corrector ortográfico detecta palabras no incluidas en su diccionario, pero no garantiza la corrección jurídica ni semántica. La revisión humana sigue siendo imprescindible, especialmente en nombres propios, códigos, fechas, cifras y referencias normativas.

4. PÁGINAS, TABLAS, IMPRESIÓN, EXPORTACIÓN Y NOTAS

4.1. Configuración de página y secciones

La configuración de página determina el tamaño del papel, orientación, márgenes, encabezados, pies, numeración, columnas y otros elementos de composición. La orientación puede ser vertical u horizontal. Cuando solo una parte del documento requiere una orientación distinta, no debe modificarse todo el archivo: se utiliza un salto o estilo de página, o una sección, según la aplicación. Los saltos de página fuerzan el inicio en una página nueva; insertar retornos hasta alcanzar la página siguiente es una mala práctica porque el contenido se desplaza al editar.

Los encabezados y pies alojan información repetitiva, como denominación de la unidad, fecha, versión o número de página. Los campos automáticos permiten que la numeración, fecha o título se actualicen. Debe distinguirse entre insertar un número escrito manualmente y un campo de número de página. En documentos con portada puede configurarse una primera página diferente o iniciar la numeración visible en una página posterior sin alterar el orden interno.

4.2. Tablas en documentos de texto

Una tabla organiza contenido en filas y columnas. Puede crearse indicando sus dimensiones, insertando nuevas filas o columnas, combinando o dividiendo celdas y ajustando anchos, alturas, bordes y alineaciones. En un procesador de textos, la tabla es principalmente un recurso de organización y presentación. Puede contener fórmulas sencillas, pero no ofrece la potencia de una hoja de cálculo. Si los datos deben recalcularse, filtrarse o analizarse repetidamente, conviene mantenerlos en una hoja o base de datos y trasladar al documento solo el resultado necesario.

La accesibilidad exige identificar la fila de encabezado, evitar estructuras innecesariamente complejas y no utilizar tablas para maquetar toda la página. Cuando una tabla ocupa varias páginas, puede repetirse la fila de títulos. También deben revisarse las divisiones de filas y la legibilidad al exportar a PDF. Una tabla que se ve correctamente en pantalla puede desbordar el área imprimible por márgenes, tamaño del papel o escalado.

4.3. Notas, referencias y elementos auxiliares

Las notas al pie se sitúan normalmente al final de la página y las notas al final se agrupan al final del documento o de una sección. Se insertan mediante una orden específica que crea la llamada y mantiene la numeración. No deben simularse con números escritos y texto manual, porque se perdería la actualización automática. Los marcadores, referencias cruzadas, campos e hipervínculos permiten relacionar partes del documento y facilitan la navegación.

Las imágenes se insertan como objetos y pueden configurarse respecto al texto: en línea, ancladas a un párrafo, a un carácter o a una página, según el programa. El ajuste controla cómo fluye el texto alrededor. Para un documento administrativo estable suele ser más seguro un anclaje sencillo y una posición coherente. Las imágenes deben tener resolución suficiente, texto alternativo cuando proceda y un tamaño proporcionado; no conviene insertar capturas como sustituto de texto que debe poder buscarse, copiarse o leerse con tecnologías de apoyo.

4.4. Impresión y exportación

Antes de imprimir se utiliza la vista previa para comprobar número de páginas, saltos, orientación, papel, márgenes y contenido oculto. El cuadro de impresión permite elegir impresora, intervalo de páginas, número de copias, intercalado, impresión a una o dos caras y otras opciones del dispositivo. La aplicación puede mostrar un documento en diferentes vistas, pero la vista de edición no siempre coincide exactamente con el resultado físico.

La exportación a PDF genera una versión destinada a distribución o archivo. Puede incluir marcadores, hipervínculos, metadatos, formularios y opciones de seguridad. Proteger un PDF con contraseña no sustituye a las políticas corporativas ni autoriza a remitir información confidencial por cualquier canal. También debe diferenciarse entre exportar, que crea un archivo en otro formato, y guardar como, que puede cambiar el formato del documento editable y afectar a funciones no compatibles.

5. PLANTILLAS Y COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA

5.1. Plantillas y normalización documental

Una plantilla es un documento modelo que contiene estructura, estilos, campos, elementos gráficos y configuraciones reutilizables. Al crear un documento basado en ella se obtiene una nueva instancia sin modificar, en principio, la plantilla original. Su utilidad administrativa reside en normalizar encabezados, tipografía, márgenes, fórmulas de cortesía, apartados y metadatos, reduciendo errores y tiempo de elaboración. No debe confundirse una plantilla con abrir un documento antiguo y sobrescribir su contenido: esa práctica puede arrastrar datos personales, comentarios, versiones o metadatos que no corresponden al nuevo expediente.

Las plantillas pueden ser personales, de unidad o corporativas. Las corporativas deben gestionarse con control de versión y una persona responsable de su actualización. Si cambia una norma, un logotipo o una cláusula informativa, no basta con modificar una copia local: debe actualizarse la fuente distribuida y retirarse la versión obsoleta. El uso de estilos dentro de la plantilla permite que los documentos derivados mantengan una apariencia homogénea y una estructura accesible.

5.2. Concepto de combinación de correspondencia

La combinación de correspondencia genera múltiples documentos personalizados a partir de dos elementos: un documento principal, que contiene el texto común y los campos variables, y una fuente de datos, que aporta un registro por destinatario o caso. La fuente puede proceder de una tabla, una hoja de cálculo, una libreta de direcciones o una base de datos. Cada campo del documento principal se sustituye por el valor del registro correspondiente.

El proceso típico comprende seleccionar el documento de partida, definir el tipo de salida, conectar la fuente de datos, elegir destinatarios, insertar campos, establecer condiciones si son necesarias, previsualizar y completar la combinación. El resultado puede consistir en documentos individuales, un archivo conjunto, etiquetas, sobres o mensajes, según la aplicación. La previsualización es esencial para detectar registros sin dirección, tratamientos incorrectos, códigos postales interpretados como números o fechas transformadas por el formato de origen.

5.3. Filtrado, campos y control de calidad

La lista de destinatarios puede ordenarse y filtrarse. Un filtro no elimina los registros de la fuente; limita cuáles participan en la combinación. Los campos condicionales permiten variar saludos o fragmentos según un valor, pero aumentan la complejidad y deben probarse con casos representativos. Si la fuente contiene nombres completos en una única columna, será difícil personalizar por separado tratamiento, nombre y apellidos. La calidad del resultado depende de la calidad y estructura de los datos.

En un entorno sanitario, la combinación puede utilizarse para comunicaciones administrativas legítimas, pero debe respetar la finalidad, la minimización de datos y los canales autorizados. Antes de generar cientos de documentos deben comprobarse los permisos sobre la fuente, el directorio de salida y la correspondencia entre cada documento y su destinatario. Un error de combinación puede producir una divulgación masiva de datos, por lo que se recomienda realizar una muestra, revisar los primeros y últimos registros y validar recuentos.

6. BASES DE DATOS: TABLAS, REGISTROS, CLAVES Y RELACIONES

6.1. Concepto y sistema gestor

Una base de datos es un conjunto organizado de datos relacionados que se almacena para permitir su consulta, actualización y explotación. El sistema gestor de bases de datos proporciona mecanismos para definir la estructura, introducir y modificar registros, controlar accesos, ejecutar consultas, mantener la integridad y realizar copias o recuperación. En una herramienta de escritorio como Base o Access, el archivo puede incluir objetos de interfaz y conexiones, pero en sistemas corporativos los datos suelen residir en motores servidores administrados de forma centralizada.

El modelo relacional representa la información mediante tablas. Cada tabla describe una entidad o hecho: personas, centros, solicitudes, materiales o movimientos. Una columna o campo define un atributo y su tipo de dato; una fila o registro reúne los valores correspondientes a una ocurrencia. El diseño debe evitar columnas ambiguas, listas dentro de una celda y datos que mezclen varias unidades lógicas.

6.2. Tipos de datos, campos y registros

El tipo de dato determina qué valores admite un campo y qué operaciones pueden realizarse: texto, entero, decimal, fecha, hora, booleano o identificador, entre otros. Un número de teléfono o un código postal suelen almacenarse como texto porque no se utilizan para operaciones aritméticas y pueden contener ceros iniciales o símbolos. La fecha debe guardarse como fecha, no como una cadena libre, para poder ordenar, filtrar y calcular correctamente.

Un registro debe representar una unidad coherente. En una tabla de centros, cada fila correspondería a un centro; en una tabla de movimientos, cada fila a una operación. Los valores nulos expresan ausencia o desconocimiento y no equivalen a cero ni a cadena vacía. Las reglas de obligatoriedad, valores predeterminados y validación reducen errores en la captura.

6.3. Claves e integridad

La clave primaria identifica de manera única cada registro. Puede ser natural, si utiliza un dato propio del dominio, o artificial, si se genera específicamente como identificador. Una clave primaria no debe repetirse y, en el modelo relacional, no debe ser nula. Una clave compuesta utiliza varios campos cuando ninguno identifica por sí solo la fila. La elección debe favorecer estabilidad, simplicidad y ausencia de ambigüedad.

La clave foránea es un campo o conjunto de campos cuyos valores hacen referencia a la clave primaria o única de otra tabla. Su finalidad es establecer la relación y mantener la integridad referencial. Si una solicitud contiene el identificador de un centro, dicho centro debe existir en la tabla correspondiente, salvo que la relación admita un valor nulo. Las acciones en cascada pueden actualizar o eliminar registros relacionados, pero deben configurarse con prudencia.

6.4. Cardinalidades y normalización

Las relaciones principales son uno a uno, uno a muchos y muchos a muchos. En una relación uno a muchos, un centro puede tener muchas solicitudes, mientras cada solicitud pertenece a un centro. Una relación muchos a muchos se resuelve normalmente mediante una tabla intermedia que contiene las claves de ambos extremos y, si procede, atributos propios de la relación.

La normalización reduce redundancias y anomalías. La primera forma normal exige valores atómicos y grupos no repetitivos; la segunda elimina dependencias parciales respecto de una clave compuesta; la tercera evita dependencias transitivas de atributos no clave. No se trata de memorizar una teoría aislada: un diseño normalizado impide que el mismo dato deba corregirse en múltiples filas y disminuye contradicciones. En sistemas analíticos pueden existir estructuras desnormalizadas por rendimiento, pero responden a una decisión técnica controlada.

7. FORMULARIOS, CONSULTAS E INFORMES

7.1. Formularios

Un formulario es una interfaz para introducir, consultar o editar datos. Puede mostrar un único registro, varios registros o una composición principal-subformulario. Los controles incluyen cuadros de texto, listas, casillas, botones y selectores de fecha. Su objetivo no es almacenar por sí mismo la información, sino facilitar una interacción controlada con tablas o consultas.

El diseño de un formulario debe seguir el flujo de trabajo, agrupar campos relacionados, indicar formatos y evitar que el usuario introduzca datos incompatibles. Las listas desplegables son preferibles cuando existe un catálogo cerrado; la validación debe ejecutarse también en la capa de datos, porque un formulario puede ser sustituido por otro mecanismo de carga. Los campos calculados pueden mostrarse sin duplicar información almacenada.

7.2. Consultas

Una consulta recupera o manipula datos conforme a criterios. Las consultas de selección eligen campos y registros, aplican filtros, ordenan, agrupan y calculan. Pueden basarse en una o varias tablas unidas por relaciones. Los criterios deben respetar el tipo de dato: una fecha no se compara igual que un texto y un patrón de búsqueda no equivale a una igualdad exacta.

Las consultas de acción insertan, actualizan o eliminan datos, según el gestor. Su impacto exige copia de seguridad, prueba previa y revisión del criterio. Una consulta con parámetros solicita un valor al ejecutarse y puede reutilizarse para distintos centros o periodos. Las consultas agregadas calculan sumas, promedios, recuentos, máximos o mínimos por grupos. El lenguaje SQL expresa estas operaciones de forma declarativa, aunque las herramientas de escritorio ofrecen diseñadores gráficos.

7.3. Informes

Un informe presenta datos con formato para su lectura, impresión o distribución. Puede agrupar por categorías, ordenar, calcular totales y repetir encabezados. A diferencia del formulario, está orientado principalmente a la salida y no a la edición. Su origen suele ser una tabla o, preferiblemente, una consulta que ya delimita los datos necesarios.

El informe debe indicar periodo, filtros, fecha de extracción y unidad de medida cuando sea relevante. Un total sin contexto puede ser correcto matemáticamente y engañoso administrativamente. También deben evitarse informes con más datos personales de los necesarios. Cuando se exporta a PDF o a una hoja de cálculo, conviene revisar que no se añadan páginas en blanco, que los grupos no se separen de forma confusa y que los totales coincidan con la consulta de origen.

7.4. Diferencias esenciales entre objetos

8. HOJAS DE CÁLCULO: ESTRUCTURA, DATOS, REFERENCIAS Y FÓRMULAS

8.1. Concepto y estructura

Una hoja de cálculo organiza datos en una cuadrícula de filas y columnas. La intersección es una celda, identificada normalmente por la letra de columna y el número de fila, como C7. Un archivo puede contener varias hojas y se denomina libro en determinadas aplicaciones. Un rango es un conjunto de celdas, contiguo o no, utilizado en fórmulas, formatos o gráficos.

La celda puede contener texto, número, fecha, hora, valor lógico o fórmula. El formato de visualización no altera necesariamente el valor subyacente. Una fecha se almacena internamente de forma numérica; un porcentaje es un número mostrado multiplicado visualmente por cien; y un número con dos decimales puede conservar más precisión de la que se ve. Esta distinción explica por qué dos celdas que parecen iguales pueden comportarse de forma diferente.

8.2. Edición y formato de datos

La edición incluye introducir, modificar, borrar, copiar, rellenar series, mover rangos e insertar filas, columnas u hojas. El controlador de relleno permite extender secuencias y copiar fórmulas. Antes de usarlo debe comprobarse si la referencia debe cambiar. El formato de celda incluye número, moneda, porcentaje, fecha, alineación, bordes, fondo y protección. El formato condicional modifica la apariencia cuando se cumple una regla y ayuda a detectar valores críticos, duplicados o desviaciones.

Los estilos de celda reúnen propiedades reutilizables, igual que en el procesador de textos. Las plantillas pueden incorporar hojas, estilos, fórmulas, zonas de impresión y validaciones. Sin embargo, una plantilla con fórmulas debe protegerse frente a modificaciones accidentales y documentar qué celdas son de entrada, cuáles calculan y cuáles muestran resultados.

8.3. Fórmulas, operadores y precedencia

Una fórmula comienza con un signo que indica al programa que debe calcular una expresión. En Excel y Calc se utiliza normalmente =. La fórmula puede contener constantes, referencias, operadores y funciones. Los operadores aritméticos realizan suma, resta, multiplicación, división, potencia y porcentaje; los de comparación devuelven verdadero o falso; y los de referencia construyen rangos o uniones según la sintaxis del programa.

La precedencia determina el orden de cálculo. Los paréntesis permiten hacerlo explícito y reducen errores. La expresión =A1+B1*C1 multiplica antes de sumar; =(A1+B1)*C1 produce otro resultado. Una fórmula puede devolver errores como división por cero, referencia no válida, nombre desconocido o valor no disponible. Ocultar todos los errores con una función de control puede facilitar la presentación, pero también enmascarar problemas de datos; debe hacerse con un resultado alternativo justificado.

8.4. Referencias relativas, absolutas y mixtas

Una referencia relativa, como A1, se ajusta al copiar la fórmula. Una referencia absoluta, como $A$1, mantiene fila y columna. Las referencias mixtas fijan solo una dimensión: $A1 fija la columna y A$1 fija la fila. Este mecanismo permite construir tablas de cálculo reutilizables. Por ejemplo, al calcular importes con un porcentaje situado en una celda única, dicha celda debe fijarse para que no se desplace.

Las referencias a otras hojas utilizan una sintaxis que depende de la aplicación y del modo de compatibilidad. En el contexto del examen de Excel de 2022 se utilizó la forma =Hoja3!C2. En Calc es habitual la notación con punto entre el nombre de hoja y la celda. El separador de argumentos de funciones también puede variar según la configuración regional. Por ello, una pregunta de oposición debe leerse atendiendo al programa indicado.

9. FUNCIONES, TABLAS, FORMULARIOS, IMÁGENES Y ANÁLISIS DE DATOS

9.1. Funciones y categorías

Una función es una fórmula predefinida que recibe argumentos y devuelve un resultado. Las categorías habituales incluyen matemáticas, estadísticas, lógicas, texto, fecha y hora, búsqueda y referencia, financieras y de base de datos. La existencia y el nombre exacto pueden variar entre aplicaciones y versiones, pero el principio es común. El asistente de funciones ayuda a seleccionar la función y completar sus argumentos.

Entre las funciones matemáticas y estadísticas se encuentran suma, promedio, máximo, mínimo y recuento. Las lógicas, como SI, evalúan condiciones. Las de texto concatenan, extraen o transforman cadenas. Las de fecha calculan periodos y componentes temporales. Las de búsqueda localizan valores en tablas. Debe prestarse atención a coincidencia exacta o aproximada, rangos ordenados y tratamiento de valores no encontrados.

Las funciones actuales pueden cambiar de nombre o incorporar alternativas más robustas. En oposición, la clave es reconocer la categoría y el comportamiento descrito. Un nombre inexistente puede utilizarse como distractor. En el examen de 2022 se diferenció entre funciones válidas de Excel y una denominación que no pertenecía al programa.

9.2. Ordenación, filtros, validación y subtotales

Ordenar reorganiza filas según uno o varios criterios. Debe seleccionarse todo el conjunto para no desalinear columnas. Filtrar oculta temporalmente las filas que no cumplen una condición; no las borra. La validación restringe los valores permitidos y puede mostrar mensajes de ayuda o error. Los subtotales y agrupaciones resumen conjuntos, aunque para análisis flexible se utilizan tablas dinámicas.

Una tabla dinámica resume grandes conjuntos de datos mediante campos colocados en áreas de filas, columnas, filtros y valores. Permite obtener sumas, recuentos, promedios y otros agregados, reorganizar categorías y explorar perspectivas sin alterar los datos de origen. Debe actualizarse si cambia el origen y conviene utilizar una tabla limpia, con encabezados únicos y sin filas vacías intercaladas.

9.3. Tablas de datos y formularios

Convertir un rango en tabla, cuando la aplicación lo permite, aporta encabezados, filtros, formato y expansión automática. No debe confundirse esta tabla de hoja de cálculo con una tabla de base de datos: ambas organizan filas y columnas, pero la segunda se integra en un modelo con claves, relaciones y transacciones. Los controles de formulario en una hoja pueden facilitar la introducción o selección de valores, pero no convierten la hoja en un sistema de información corporativo.

9.4. Imágenes y objetos

Las hojas admiten imágenes, formas, diagramas y objetos vinculados o incrustados. Deben utilizarse como apoyo, no para ocultar datos esenciales. Una imagen pegada sobre celdas no participa en cálculos. Los objetos vinculados dependen del archivo de origen y pueden romperse al mover el documento; los incrustados aumentan el tamaño. También pueden insertarse hipervínculos y comentarios, cuya presencia debe revisarse antes de distribuir el archivo.

10. GRÁFICOS, IMPRESIÓN Y EXPORTACIÓN EN HOJAS DE CÁLCULO

10.1. Elección del gráfico

Un gráfico representa visualmente una serie de datos. El tipo debe elegirse según la relación que se desea mostrar. Las columnas y barras comparan categorías; las líneas representan evolución temporal; los sectores muestran composición cuando existen pocas categorías y el total es significativo; la dispersión analiza la relación entre variables numéricas; las áreas enfatizan magnitudes acumuladas; y otros tipos, como cascada, pueden explicar variaciones sucesivas.

El gráfico debe incluir un título informativo, unidades, ejes y leyenda cuando sean necesarios. El exceso de efectos tridimensionales, colores o etiquetas dificulta la lectura. Un eje truncado puede exagerar diferencias y una escala inadecuada puede ocultarlas. La visualización no sustituye a la tabla de datos cuando el destinatario necesita valores exactos.

10.2. Series, categorías y actualización

El rango de origen define las categorías y series. Si las filas y columnas se interpretan al revés, el gráfico puede no reflejar la pregunta analítica. Deben comprobarse celdas vacías, valores cero y datos ocultos. Cuando el origen se amplía, un rango fijo puede dejar fuera nuevas filas; una tabla estructurada o un rango dinámico reduce este riesgo. Los gráficos vinculados se actualizan con los datos, mientras que una imagen exportada es una instantánea.

10.3. Impresión de hojas

La impresión de una hoja requiere definir área, orientación, tamaño, escala, márgenes, encabezados y pies. La repetición de filas de título facilita la lectura en varias páginas. Ajustar toda una tabla extensa a una sola página puede producir texto ilegible; es preferible controlar el número de páginas en anchura y permitir varias en altura. La vista de salto de página permite observar cómo se divide la información.

Las celdas pueden mostrar un valor recortado en pantalla que, sin embargo, existe internamente. Antes de imprimir deben ajustarse anchos y alturas, revisar gráficos, comentarios y objetos. También debe decidirse si se imprimen cuadrículas, encabezados de filas y columnas o fórmulas. La previsualización detecta páginas en blanco causadas por formatos aplicados lejos del rango útil.

10.4. Exportación e intercambio

La exportación a PDF conserva una presentación fija y puede limitarse a hojas o zonas de impresión. La exportación a CSV crea una representación tabular de una sola hoja y exige decidir separadores y codificación. Al abrir un CSV, los códigos con ceros iniciales pueden convertirse en números y las fechas pueden reinterpretarse; por ello, debe configurarse la importación y verificarse el resultado.

Copiar una tabla a un procesador puede realizarse como tabla editable, objeto incrustado, vínculo o imagen. El vínculo permite actualización pero crea dependencia del origen; el objeto incrustado conserva funcionalidad dentro del archivo, aunque aumenta el tamaño; la imagen estabiliza la apariencia pero elimina la reutilización de datos. La elección debe responder al destino y a las necesidades de mantenimiento.

11. PRESENTACIONES: DISEÑO, OBJETOS, ANIMACIÓN Y EXPOSICIÓN

11.1. Concepto y estructura

Una aplicación de presentaciones crea una secuencia de diapositivas destinada a apoyar una exposición, formación o reunión. Cada diapositiva puede contener texto, imágenes, tablas, gráficos, audio, vídeo y otros objetos. La presentación no debe reproducir un informe completo: su función es guiar la comunicación, destacar ideas y facilitar la comprensión. El detalle que deba conservarse puede ofrecerse en un documento complementario.

Los diseños de diapositiva distribuyen marcadores de título y contenido. El patrón o diapositiva maestra establece fondos, tipografías, logotipos, pies y posiciones comunes. Utilizar el patrón evita corregir manualmente cada diapositiva y mantiene la coherencia. Las plantillas proporcionan combinaciones de patrones, estilos y elementos reutilizables.

11.2. Principios de diseño y accesibilidad

Una diapositiva debe desarrollar una idea principal, usar jerarquía visual y limitar el texto a lo que la audiencia pueda procesar mientras escucha. El contraste entre fondo y texto debe ser suficiente; las tipografías han de ser legibles; y el tamaño debe adaptarse a la distancia de visualización. El color no debe ser el único medio para distinguir categorías. Las imágenes requieren calidad y, en documentos accesibles, texto alternativo.

Las tablas extensas y los gráficos con demasiadas series suelen ser inadecuados para proyección. Es preferible resumir, destacar el dato relevante y trasladar el detalle a anexos. La consistencia de alineación, márgenes y estilo genera una presentación profesional. Los elementos decorativos solo se justifican si apoyan el mensaje.

11.3. Transiciones y animaciones

La transición es el efecto al pasar de una diapositiva a otra. La animación actúa sobre objetos dentro de una diapositiva. Ambas pueden configurarse con duración, orden y desencadenadores. Su uso excesivo distrae y puede dificultar la accesibilidad. En una presentación administrativa, los efectos deben ser discretos y responder a una finalidad, como revelar una secuencia o destacar un cambio.

11.4. Notas, ensayo y consola del presentador

Las notas del orador contienen información de apoyo no visible para la audiencia. El modo presentador puede mostrar la diapositiva actual, la siguiente, el tiempo y las notas en la pantalla del ponente mientras el público ve solo la presentación. El ensayo de intervalos ayuda a calcular la duración, pero no sustituye a la práctica real ni debe convertir la exposición en una reproducción automática rígida.

11.5. Impresión y exportación

Las presentaciones pueden imprimirse como diapositivas completas, páginas de notas, esquemas o documentos con varias miniaturas por página. La exportación a PDF facilita la distribución, pero puede no conservar animaciones, multimedia o interactividad. También puede exportarse una diapositiva como imagen o la presentación a otros formatos. Antes de compartir debe comprobarse que las fuentes, vídeos y enlaces funcionan en el equipo de destino.

12. APLICACIÓN PRÁCTICA, SEGURIDAD Y BUENAS PRÁCTICAS EN EL SAS

12.1. Procesos administrativos habituales

En una unidad administrativa, el procesador de textos puede utilizarse para informes, comunicaciones, instrucciones, actas y modelos; la hoja de cálculo, para seguimiento de cargas, inventarios, turnos o indicadores; la base de datos, para registros estructurados autorizados; y la presentación, para sesiones de coordinación o formación. La selección debe partir del proceso y no de la costumbre personal. Un archivo aislado no debe sustituir a una aplicación corporativa que ya garantiza permisos, trazabilidad y validaciones.

Un ejemplo es la preparación de una comunicación masiva. La plantilla se redacta en Writer o Word, la fuente se obtiene de un sistema autorizado y la combinación genera los documentos. El listado de control puede analizarse en Calc o Excel, pero no debe convertirse en un registro paralelo permanente. Otro ejemplo es un informe de actividad: la consulta obtiene los datos, la hoja calcula indicadores, el procesador redacta el análisis y la presentación resume las conclusiones para una reunión.

12.2. Seguridad y protección de la información

Los documentos ofimáticos pueden contener datos personales, información sanitaria, credenciales, comentarios, versiones y metadatos. Deben aplicarse los principios de necesidad, minimización, confidencialidad e integridad. No se debe almacenar información sensible en ubicaciones personales no autorizadas, enviarla a cuentas externas ni copiarla a dispositivos sin control. Los permisos del repositorio son preferibles a la distribución indiscriminada de copias.

La protección de una hoja o documento contra cambios accidentales no equivale necesariamente a cifrado. Del mismo modo, ocultar una hoja, columna o diapositiva no impide que alguien con acceso al archivo pueda recuperarla. Antes de compartir debe utilizarse la función de inspección o revisión para eliminar comentarios, cambios controlados, propiedades y contenido oculto que no deba viajar.

12.3. Calidad, trazabilidad y control de versiones

Todo documento relevante debe tener una denominación coherente, ubicación conocida, responsable y estado. La fecha incluida en el nombre puede ayudar, pero no sustituye al control de versiones del repositorio. Debe evitarse trabajar simultáneamente sobre copias divergentes. Cuando un documento se aprueba, puede generarse una versión cerrada y conservarse el editable según las reglas de gestión documental.

En hojas de cálculo críticas conviene separar datos de entrada, cálculos y resultados; documentar fórmulas; proteger celdas; utilizar validación; y realizar pruebas con valores conocidos. Los errores de hoja de cálculo suelen permanecer ocultos porque el resultado tiene apariencia numérica. La revisión por otra persona y la comparación con totales de control reducen el riesgo.

12.4. Accesibilidad y comunicación clara

La accesibilidad exige utilizar títulos estructurados, orden de lectura, texto alternativo, contraste suficiente y tablas con encabezados. Los documentos deben redactarse con lenguaje claro, explicar abreviaturas y evitar depender solo del color. En presentaciones, la exposición oral debe complementar el contenido visual. En hojas, las instrucciones de uso y unidades deben ser explícitas.

12.5. Macros, contenido activo y fuentes externas

Las macros automatizan tareas, pero también pueden ejecutar acciones maliciosas. No deben habilitarse en documentos de origen desconocido. Las conexiones a datos externos pueden actualizar información y, a la vez, revelar rutas, credenciales o dependencias. Antes de reutilizar un archivo recibido deben revisarse vínculos, macros y objetos incrustados. La automatización corporativa requiere desarrollo controlado, documentación, pruebas y mantenimiento.

13. IDEAS CLAVE PARA EL REPASO

El tema puede repasarse a partir de cuatro asociaciones: Writer o Word redactan, Calc o Excel calculan, Base o Access estructuran y relacionan datos, e Impress o PowerPoint presentan. Esta regla no impide intercambiar objetos, pero orienta sobre la finalidad principal.

• En textos, distingue carácter, párrafo y página; utiliza estilos para mantener coherencia.
• Una plantilla crea nuevos documentos normalizados; la combinación necesita documento principal y fuente de datos.
• En una base de datos, la tabla almacena, la consulta selecciona o transforma, el formulario facilita la entrada y el informe presenta.
• La clave primaria identifica; la clave foránea relaciona y sostiene la integridad referencial.
• En hojas de cálculo, una fórmula comienza normalmente por = y las referencias pueden ser relativas, absolutas o mixtas.
• Los filtros ocultan temporalmente; no eliminan. Las tablas dinámicas resumen y reorganizan datos.
• El gráfico debe elegirse según el mensaje: comparación, evolución, composición o relación.
• En presentaciones, la transición actúa entre diapositivas y la animación sobre objetos.
• PDF es un formato de publicación; CSV intercambia datos tabulares sin conservar el diseño completo.
• Seguridad, accesibilidad, control de versiones e interoperabilidad forman parte del uso profesional de la ofimática.

14. MAPA CONCEPTUAL