Los hospitales públicos de España se enfrentan a numerosos retos en el contexto actual, como el envejecimiento de la población, el aumento de la demanda, la escasez de recursos o la complejidad de los casos. Ante esta situación, es necesario buscar soluciones que permitan mejorar la gestión y la calidad de los servicios sanitarios. Una de estas soluciones es la gestión por procesos (BPM, por sus siglas en inglés), una metodología que permite optimizar el funcionamiento de una organización mediante el análisis, diseño, implementación y mejora continua de sus procesos internos. En el ámbito sanitario, la aplicación de BPM puede contribuir a mejorar la calidad de la atención, reducir los costes, aumentar la eficiencia y la satisfacción de los pacientes y los profesionales.
A continuación, vamos a explicar cómo se puede implementar BPM en un hospital público de España, siguiendo los pasos que recomienda el Instituto Europeo de Gestión Sanitaria (IEGS):
- Identificar los procesos clave del hospital. Estos son aquellos que aportan valor al paciente y que tienen un impacto directo en los resultados clínicos, económicos y sociales. Algunos ejemplos son el proceso de admisión, el proceso asistencial, el proceso quirúrgico o el proceso de alta.
- Definir los objetivos y los indicadores de cada proceso. Los objetivos deben ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y temporales (SMART, por sus siglas en inglés). Los indicadores deben permitir medir el grado de cumplimiento de los objetivos y evaluar el rendimiento del proceso. Algunos ejemplos son el tiempo de espera, la tasa de infecciones, la satisfacción del paciente o el coste por estancia.
- Diseñar o rediseñar los procesos. Se trata de establecer las actividades, los roles, los recursos y las normas que conforman cada proceso, eliminando las tareas innecesarias o redundantes, simplificando los flujos de trabajo y minimizando los riesgos. Para ello, se pueden utilizar herramientas como el diagrama de flujo, el mapa de procesos o el análisis DAFO.
- Implementar los procesos. Se trata de poner en marcha los procesos diseñados o rediseñados, asegurando que se cumplen las especificaciones y que se respetan los estándares de calidad. Para ello, se pueden utilizar herramientas como el plan de acción, el manual de procedimientos o el sistema de información.
- Controlar y mejorar los procesos. Se trata de monitorizar los indicadores definidos previamente, detectar las desviaciones o los problemas que surjan y aplicar acciones correctivas o preventivas para resolverlos. Para ello, se pueden utilizar herramientas como el cuadro de mando integral, la auditoría interna o el ciclo PDCA (planificar-hacer-verificar-actuar).
Vamos a explicar las especificaciones para bpm (business process management) en el Instituto Europeo de Gestión Sanitaria (IEGS), una organización que se dedica a la formación, la investigación y la consultoría en el ámbito de la gestión sanitaria.
El IEGS aplica el bpm en sus actividades de formación, investigación y consultoría, con el objetivo de ofrecer un servicio de excelencia a sus clientes y socios, así como de mejorar continuamente su propia gestión interna. Para ello, el IEGS cuenta con un equipo de expertos en bpm, que se encargan de definir, documentar, analizar, mejorar y controlar los procesos del instituto.
Algunos de los beneficios que el bpm aporta al IEGS son:
- Mayor agilidad y flexibilidad para adaptarse a los cambios del entorno y a las necesidades de los clientes.
- Mayor transparencia y trazabilidad de los procesos, lo que facilita la identificación y resolución de problemas, así como la rendición de cuentas.
- Mayor satisfacción de los clientes y de los empleados, al reducir los tiempos de espera, los errores y los costes.
- Mayor innovación y competitividad, al fomentar la mejora continua y el aprendizaje organizacional.
El IEGS utiliza una plataforma de bpm basada en la nube, que le permite gestionar sus procesos de forma centralizada y accesible desde cualquier dispositivo. La plataforma cuenta con las siguientes funcionalidades:
- Modelado gráfico de los procesos mediante notación BPMN (Business Process Model and Notation), un estándar internacional que facilita la comprensión y comunicación de los procesos.
- Ejecución automatizada de los procesos mediante un motor de reglas que coordina las tareas, los eventos y las decisiones.
- Monitorización en tiempo real del rendimiento de los procesos mediante indicadores clave (KPIs) y cuadros de mando (dashboards) que permiten medir el cumplimiento de los objetivos y detectar desviaciones o cuellos de botella.
- Mejora continua de los procesos mediante un ciclo de análisis, simulación, optimización e implementación de cambios.
El IEGS sigue una metodología ágil para el desarrollo e implantación de sus proyectos de bpm, que se basa en los siguientes principios:
- Orientación al cliente: se identifican las necesidades y expectativas de los clientes internos y externos, y se establecen los requisitos funcionales y no funcionales de los procesos.
- Colaboración multidisciplinar: se involucra a todos los actores relevantes en el diseño, validación e implantación de los procesos, fomentando el trabajo en equipo y la participación activa.
- Iteración e incremento: se dividen los proyectos en fases cortas y entregables parciales, que se someten a pruebas y feedback continuo para garantizar su calidad y alineación con las expectativas del cliente.
- Adaptación al cambio: se asume que los requisitos pueden variar a lo largo del proyecto, y se incorporan mecanismos para gestionar el cambio de forma ágil y eficaz.
La implementación de BPM en un hospital público de España requiere un compromiso firme por parte de la dirección y una participación activa de todos los profesionales implicados en los procesos. Asimismo, implica un cambio cultural que fomente la orientación al paciente, la colaboración interdisciplinar y la mejora continua. Los beneficios que se pueden obtener son numerosos y significativos, tanto para el hospital como para los pacientes y la sociedad.
Un BPM (Business Process Management) es una metodología que permite diseñar, implementar, controlar y mejorar los procesos de negocio de una organización. Un proceso de negocio es un conjunto de actividades interrelacionadas que se realizan para lograr un objetivo específico, como, por ejemplo, atender a un cliente, facturar un servicio o gestionar un pedido.
El objetivo de un BPM es optimizar el rendimiento de los procesos de negocio, reduciendo los costes, los errores, los tiempos y los riesgos asociados. Para ello, se utiliza un ciclo de mejora continua que consta de las siguientes fases:
- Análisis: se identifican y documentan los procesos actuales de la organización, así como sus puntos fuertes y débiles.
- Diseño: se definen los procesos futuros, teniendo en cuenta las necesidades y expectativas de los clientes, los requisitos legales y las mejores prácticas del sector.
- Implementación: se ejecutan los procesos diseñados, utilizando herramientas tecnológicas que faciliten su automatización, integración y monitorización.
- Control: se miden y evalúan los resultados de los procesos implementados, utilizando indicadores clave de rendimiento (KPIs) que permitan detectar desviaciones y oportunidades de mejora.
- Mejora: se aplican acciones correctivas y preventivas para resolver los problemas detectados y aumentar la eficiencia y la calidad de los procesos.
Un BPM no es solo una técnica o una herramienta, sino una cultura y una estrategia que implica a toda la organización. Un BPM permite alinear los procesos con la visión, la misión y los objetivos estratégicos de la organización, así como mejorar la satisfacción de los clientes y la competitividad en el mercado.
Para implementar el BPM, se necesita el compromiso y la participación de toda la organización, desde la dirección hasta los empleados. Además, se requiere una cultura de mejora continua que fomente la innovación y el aprendizaje. El BPM permite alinear los procesos con la visión, la misión y los objetivos estratégicos de la organización, así como mejorar la satisfacción de los clientes y la competitividad en el mercado.
Un BPM (Business Process Management) es una metodología que permite optimizar el rendimiento de los procesos de negocio de una organización. Un proceso de negocio es un conjunto de actividades interrelacionadas que se realizan para lograr un objetivo específico, como, por ejemplo, atender a un cliente, facturar un servicio o gestionar un pedido.
Las «mejores prácticas del sector» son aquellas que han demostrado ser eficaces y eficientes en la gestión de procesos similares a los de nuestra organización. Estas prácticas pueden provenir de fuentes internas o externas, como, por ejemplo, estudios de benchmarking, normas internacionales, guías o recomendaciones de expertos. Algunos ejemplos de mejores prácticas del sector son:
- No desviarse de la cadena de valor
- No concentrar el trabajo por departamentos
- Entender los objetivos del proyecto
- Utilizar una notación estándar como BPMN 2.0
- Capacitar al personal
- Mantener la flexibilidad
- Monitorear y mejorar constantemente
La gestión por procesos (BPM, por sus siglas en inglés) es una metodología que permite optimizar el funcionamiento de una organización mediante el análisis, diseño, implementación y mejora continua de sus procesos internos. En el ámbito sanitario, la aplicación de BPM puede contribuir a mejorar la calidad de la atención, reducir los costes, aumentar la eficiencia y la satisfacción de los pacientes y los profesionales.
Vamos a explicar cómo se puede implementar BPM en un hospital público de España, siguiendo los pasos que recomienda el Instituto Europeo de Gestión Sanitaria (IEGS):
- Identificar los procesos clave del hospital. Estos son aquellos que aportan valor al paciente y que tienen un impacto directo en los resultados clínicos, económicos y sociales. Algunos ejemplos son el proceso de admisión, el proceso asistencial, el proceso quirúrgico o el proceso de alta.
- Definir los objetivos y los indicadores de cada proceso. Los objetivos deben ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y temporales (SMART, por sus siglas en inglés). Los indicadores deben permitir medir el grado de cumplimiento de los objetivos y evaluar el rendimiento del proceso. Algunos ejemplos son el tiempo de espera, la tasa de infecciones, la satisfacción del paciente o el coste por estancia.
- Diseñar o rediseñar los procesos. Se trata de establecer las actividades, los roles, los recursos y las normas que conforman cada proceso, eliminando las tareas innecesarias o redundantes, simplificando los flujos de trabajo y minimizando los riesgos. Para ello, se pueden utilizar herramientas como el diagrama de flujo, el mapa de procesos o el análisis DAFO.
- Implementar los procesos. Se trata de poner en marcha los procesos diseñados o rediseñados, asegurando que se cumplen las especificaciones y que se respetan los estándares de calidad. Para ello, se pueden utilizar herramientas como el plan de acción, el manual de procedimientos o el sistema de información.
- Controlar y mejorar los procesos. Se trata de monitorizar los indicadores definidos previamente, detectar las desviaciones o los problemas que surjan y aplicar acciones correctivas o preventivas para resolverlos. Para ello, se pueden utilizar herramientas como el cuadro de mando integral, la auditoría interna o el ciclo PDCA (planificar-hacer-verificar-actuar).
La implementación de BPM en un hospital público de España requiere un compromiso firme por parte de la dirección y una participación activa de todos los profesionales implicados en los procesos. Asimismo, implica un cambio cultural que fomente la orientación al paciente, la colaboración interdisciplinar y la mejora continua. Los beneficios que se pueden obtener son numerosos y significativos, tanto para el hospital como para los pacientes y la sociedad.
¿Para qué sirve BPMN? El objetivo principal de BPMN es proporcionar una notación gráfica común y fácil de entender por todos los involucrados e interesados en el negocio, como los analistas, los desarrolladores, los gerentes y los clientes. De esta forma, se facilita la comunicación y la colaboración entre las diferentes partes, se mejora la comprensión de los procesos y se reduce la brecha entre el diseño y la implementación.
¿Qué ventajas tiene BPMN? Algunas de las ventajas de usar BPMN para modelar tus procesos de negocio son las siguientes:
- Es un estándar reconocido y aceptado por la industria, lo que garantiza la interoperabilidad y la portabilidad entre diferentes herramientas y plataformas.
- Es una notación simple y expresiva, que permite representar tanto procesos simples como complejos, con diferentes niveles de detalle y abstracción.
- Es una notación flexible y adaptable, que permite incorporar elementos propios del dominio o del contexto del negocio, como eventos, mensajes, roles, etc.
- Es una notación orientada al negocio, que se centra en los objetivos, las actividades y los resultados del proceso, sin entrar en detalles técnicos o de implementación.
¿Cómo se hace un diagrama BPMN? Para hacer un diagrama BPMN se utilizan cuatro categorías principales de símbolos: objetos de flujo, objetos de conexión, artefactos y swimlanes. Los objetos de flujo son los elementos que conforman el flujo del proceso, como eventos, actividades, tareas y subprocesos. Los objetos de conexión son las líneas y flechas que indican cómo se relacionan los objetos de flujo entre sí y cómo fluye el proceso. Los artefactos son elementos adicionales que aportan información o documentación al proceso, como datos, anotaciones o grupos. Los swimlanes son contenedores que agrupan los objetos de flujo según los participantes o las responsabilidades del proceso.
Los diagramas de procesos de negocio (BPMN, por sus siglas en inglés) son una forma de representar gráficamente los flujos de trabajo y las actividades de una organización. Estos diagramas pueden ayudar a mejorar la eficiencia, la calidad y la transparencia de los procesos, así como a facilitar la comunicación y la colaboración entre los diferentes actores involucrados.
Para crear un BPMN, se necesita una herramienta que permita dibujar los elementos básicos del lenguaje, como los eventos, las tareas, las compuertas y los conectores. Existen muchas herramientas disponibles en el mercado, pero no todas son gratuitas o accesibles para el usuario medio. En este artículo, te presentamos algunas opciones gratuitas que puedes utilizar para construir un BPMN de forma sencilla y profesional.
- Bizagi Modeler: Es una de las herramientas más populares y completas para el modelado de procesos. Permite crear diagramas BPMN con un alto nivel de detalle y personalización, así como exportarlos en diferentes formatos (PDF, Word, HTML, etc.). Además, ofrece una biblioteca de plantillas y ejemplos que pueden servir de inspiración o referencia. Bizagi Modeler se puede descargar gratuitamente desde su página web y funciona en Windows.
- Draw.io: Es una herramienta online que permite crear diagramas de todo tipo, incluyendo BPMN. Tiene una interfaz intuitiva y fácil de usar, que permite arrastrar y soltar los elementos del diagrama desde un menú lateral. También ofrece la posibilidad de guardar y compartir los diagramas en la nube o en el disco duro, así como exportarlos en varios formatos (PNG, JPEG, SVG, etc.). Draw.io se puede acceder desde cualquier navegador web sin necesidad de instalar nada.
- Camunda Modeler: Es otra herramienta gratuita para el modelado de procesos basada en BPMN. Tiene una interfaz sencilla pero funcional, que permite crear diagramas con los elementos esenciales del lenguaje. Además, tiene la ventaja de que se puede integrar con la plataforma Camunda, que ofrece servicios de automatización y ejecución de procesos. Camunda Modeler se puede descargar desde su página web y funciona en Windows, Mac y Linux.