OPE 2025. ADMINISTRATIV@. Tema 20. Creación de documentos. Uso no sexista del lenguaje administrativo. Documentos originales y copias. El desglose de los documentos originales y formación del expediente. El derecho de acceso a los documentos administrativos.

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Esteban CastroDeja un comentario en OPE 2025. ADMINISTRATIV@. Tema 20. Creación de documentos. Uso no sexista del lenguaje administrativo. Documentos originales y copias. El desglose de los documentos originales y formación del expediente. El derecho de acceso a los documentos administrativos.

📚 INTRODUCCIÓN Y CONTEXTUALIZACIÓN NORMATIVA

La creación, gestión y acceso a documentos administrativos constituye un pilar fundamental en el funcionamiento del Servicio Andaluz de Salud (SAS) y, por extensión, de toda la Administración Pública. La documentación administrativa representa la memoria institucional y garantiza la seguridad jurídica de las actuaciones públicas, siendo esencial para el desarrollo de procedimientos administrativos eficaces y transparentes.

El marco normativo que sustenta la gestión documental en el ámbito sanitario público andaluz es amplio y multinivel:

  • A nivel estatal, la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas establece el régimen jurídico de los documentos administrativos, su validez y eficacia.
  • La Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público complementa el marco normativo en materia de administración electrónica y funcionamiento digital.
  • El Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad, establece los criterios de normalización de la documentación administrativa.
  • La Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno garantiza el derecho de acceso a la información pública como manifestación del principio de transparencia.
  • En el ámbito autonómico, la Ley 1/2014, de 24 de junio, de Transparencia Pública de Andalucía desarrolla y amplía el marco estatal de transparencia.
  • La Ley 7/2011, de 3 de noviembre, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía regula la gestión, conservación y protección de los documentos de titularidad pública.
  • El Decreto 622/2019, de 27 de diciembre, de administración electrónica, simplificación de procedimientos y racionalización organizativa de la Junta de Andalucía, establece el marco específico para la documentación administrativa electrónica.
  • En materia de lenguaje no sexista, destaca la Ley 12/2007, de 26 de noviembre, para la promoción de la igualdad de género en Andalucía, modificada por la Ley 9/2018, de 8 de octubre, que establece en su artículo 9 la obligación de las administraciones públicas de garantizar un uso no sexista del lenguaje.
  • El Decreto 262/1988, de 2 de agosto, por el que se establece el Libro de Sugerencias y Reclamaciones, y las Instrucciones sobre Simplificación del Lenguaje Administrativo emitidas por la Junta de Andalucía conforman el marco específico de actuación.

En este contexto normativo, el personal administrativo del SAS debe desarrollar sus funciones con un profundo conocimiento de los procedimientos de creación y gestión documental, garantizando la accesibilidad, la transparencia y el uso no discriminatorio del lenguaje en todas sus actuaciones.

🔬 EXPOSICIÓN GENERAL: LA CREACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL EN EL ÁMBITO ADMINISTRATIVO DEL SAS

1. CONCEPTO Y CARACTERÍSTICAS DEL DOCUMENTO ADMINISTRATIVO

1.1. Definición y naturaleza jurídica

El documento administrativo puede definirse como el soporte que contiene información producida o recibida por una Administración Pública en el ejercicio de sus competencias. Según la Ley 39/2015, los documentos administrativos son el soporte, de cualquier tipo o formato, en el que se contienen los actos de las Administraciones Públicas.

La naturaleza jurídica del documento administrativo viene determinada por:

  • Su origen público: emana de una Administración Pública.
  • Su carácter oficial: se produce en el marco de las funciones administrativas.
  • Su eficacia jurídica: genera efectos frente a terceros o en el procedimiento administrativo.
  • Su validez temporal: conserva su eficacia mientras no sea declarada su invalidez.

1.2. Características fundamentales

Los documentos administrativos presentan características específicas que los distinguen de otros tipos documentales:

  • Autenticidad: garantía de que ha sido emitido por la Administración y que su contenido no ha sido alterado.
  • Integridad: mantenimiento completo e inalterado de su contenido.
  • Fiabilidad: su contenido representa exactamente lo que se quiere transmitir.
  • Disponibilidad: puede ser localizado, recuperado, presentado e interpretado.
  • Legalidad: se ajusta a los requisitos formales y sustantivos establecidos por la normativa.
  • Objetividad: refleja hechos o actos administrativos sin valoraciones personales.
  • Eficacia: produce efectos jurídicos o administrativos.

1.3. Funciones del documento administrativo

Los documentos administrativos cumplen varias funciones esenciales:

  • Función de constancia: acreditan fehacientemente la existencia de un hecho, acto o acuerdo.
  • Función de comunicación: sirven como medio de comunicación entre la Administración y los ciudadanos o entre órganos administrativos.
  • Función probatoria: constituyen un medio de prueba en procedimientos administrativos o judiciales.
  • Función informativa: proporcionan información relevante para la toma de decisiones.
  • Función de garantía: aseguran los derechos de los interesados y la objetividad de la actuación administrativa.

2. TIPOLOGÍA DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS EN EL SAS

Los documentos administrativos en el Servicio Andaluz de Salud pueden clasificarse atendiendo a diferentes criterios:

2.1. Según su contenido

2.1.1. Documentos de decisión

Son aquellos que contienen una declaración de voluntad de un órgano administrativo sobre materias de su competencia:

  • Resoluciones administrativas: actos que ponen fin a un procedimiento (ej. resolución de reconocimiento de carrera profesional).
  • Acuerdos: decisiones colegiadas (ej. acuerdos de la Mesa Sectorial de Sanidad).
  • Pactos y convenios: instrumentos negociados con representantes sindicales.
2.1.2. Documentos de transmisión

Comunican la existencia de hechos o actos a otras personas, órganos o entidades:

  • Comunicaciones internas: notas interiores, correos electrónicos oficiales, memorandos.
  • Notificaciones: comunicación formal de un acto administrativo al interesado.
  • Publicaciones: anuncios, edictos, tablones de anuncios digitales.
  • Oficios: comunicaciones a otras administraciones o entidades.
  • Cartas de servicios: documentos que informan a los ciudadanos sobre los servicios prestados.
2.1.3. Documentos de constancia

Acreditan actos, hechos o efectos:

  • Actas: documentan reuniones, comparecencias o actuaciones (ej. actas de selección de personal).
  • Certificados: acreditan hechos, actos o situaciones (ej. certificados de servicios prestados).
  • Diligencias: hacen constar hechos o trámites en un procedimiento.
2.1.4. Documentos de juicio

Contienen valoraciones o juicios de los órganos administrativos:

  • Informes: análisis técnicos, jurídicos o valorativos (ej. informes de compatibilidad).
  • Dictámenes: opiniones fundamentadas sobre cuestiones sometidas a consulta.
  • Propuestas o mociones: iniciativas para la adopción de decisiones.

2.2. Según su formato

2.2.1. Documentos en soporte papel

A pesar de la progresiva digitalización, existen todavía documentos que se generan o tramitan en papel, especialmente:

  • Documentos históricos no digitalizados.
  • Documentos con firma manuscrita cuando no se dispone de medios electrónicos.
  • Copias auténticas en papel de documentos electrónicos cuando lo solicita el interesado.
2.2.2. Documentos electrónicos

Definidos por la Ley 39/2015 como la «información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado». Se caracterizan por:

  • Incorporar metadatos que facilitan su gestión y recuperación.
  • Estar firmados electrónicamente cuando corresponda.
  • Permitir la interoperabilidad entre sistemas.
  • Facilitar la automatización de trámites.

En el SAS se trabaja principalmente con:

  • Documentos nativos electrónicos: generados directamente en formato digital.
  • Documentos digitalizados: obtenidos de la transformación de documentos en papel.
  • Documentos mixtos: combinan elementos en papel y electrónicos.

2.3. Documentos específicos del ámbito sanitario

El SAS maneja documentación con características particulares:

  • Historia Clínica Digital: conjunto de documentos que contienen datos, valoraciones e información sobre la situación y evolución clínica de un paciente.
  • Documentos de consentimiento informado: garantizan la autonomía del paciente y su derecho a la información.
  • Informes clínicos: de alta, de consulta, de urgencias, etc.
  • Recetas médicas: prescripciones facultativas, cada vez más en formato electrónico.
  • Volantes de derivación: para pruebas diagnósticas o consultas especializadas.
  • Documentos de gestión asistencial: programación quirúrgica, agendas, etc.

3. PROCESO DE CREACIÓN DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

La creación de documentos administrativos en el SAS debe ajustarse a criterios de eficacia, calidad, normalización y simplificación:

3.1. Fases del proceso de creación documental

3.1.1. Planificación

Antes de elaborar un documento, es necesario:

  • Identificar la necesidad concreta de documentación.
  • Determinar el tipo documental más adecuado.
  • Recopilar la información y los datos necesarios.
  • Identificar la normativa aplicable y los requisitos formales.
3.1.2. Redacción

La fase de redacción debe atender a:

  • Estructura lógica y ordenada del contenido.
  • Claridad y precisión en el lenguaje.
  • Uso de terminología técnica adecuada.
  • Aplicación de criterios de lenguaje no sexista.
  • Corrección ortográfica y gramatical.
3.1.3. Revisión y validación

Todo documento debe someterse a un proceso de revisión que incluye:

  • Verificación de datos, hechos y cifras.
  • Comprobación de la coherencia interna.
  • Adaptación a las normas de estilo establecidas.
  • Validación por las personas o unidades responsables.
3.1.4. Formalización

La formalización del documento implica:

  • Incorporación de los elementos de identificación y validación (membrete, logo, referencias).
  • Firma manuscrita o electrónica según corresponda.
  • Sellado temporal cuando sea necesario.
  • Registro, si procede.
3.1.5. Distribución y archivo

Una vez formalizado, el documento debe:

  • Distribuirse a los destinatarios por los canales establecidos.
  • Incorporarse al expediente correspondiente.
  • Archivarse siguiendo los criterios del sistema de gestión documental.

3.2. Estructura y elementos de los documentos administrativos

Los documentos administrativos del SAS comparten una estructura básica que facilita su identificación y tratamiento:

3.2.1. Elementos de identificación
  • Membrete: con el logotipo del SAS y la identificación del centro o unidad emisora.
  • Referencia o código: identificador único del documento.
  • Fecha: de elaboración o emisión del documento.
  • Asunto: breve descripción del contenido.
  • Destinatario: persona, órgano o unidad a quien va dirigido.
  • Remitente: persona, cargo u órgano que emite el documento.
3.2.2. Elementos de contenido
  • Título: denominación clara del tipo de documento.
  • Antecedentes o exposición de motivos: cuando sea necesario.
  • Cuerpo: contenido principal estructurado en apartados.
  • Párrafo de cierre: fórmulas de cortesía o despedida en comunicaciones.
3.2.3. Elementos de validación
  • Firma: manuscrita o electrónica, con identificación del firmante.
  • Pie de firma: nombre, apellidos y cargo.
  • Sellos oficiales: cuando corresponda.
  • Código Seguro de Verificación (CSV): en documentos electrónicos.

3.3. Normalización documental

La normalización de los documentos administrativos en el SAS persigue varios objetivos:

  • Facilitar la elaboración de documentos mediante modelos predefinidos.
  • Garantizar la homogeneidad en la imagen corporativa.
  • Asegurar el cumplimiento de requisitos legales y formales.
  • Optimizar la gestión, tramitación y archivo de documentos.
3.3.1. Instrumentos de normalización

El SAS cuenta con diversos instrumentos para la normalización documental:

  • Manual de identidad corporativa: establece las directrices de imagen.
  • Plantillas normalizadas: modelos predefinidos para diferentes tipos documentales.
  • Guías de estilo: orientaciones sobre redacción y presentación.
  • Protocolos de tramitación: procedimientos específicos según el tipo documental.
3.3.2. Criterios de simplificación

La simplificación documental se orienta a:

  • Eliminar documentos o trámites innecesarios.
  • Reducir el volumen de documentación exigida a los interesados.
  • Unificar formularios para trámites similares.
  • Facilitar la comprensión de los textos administrativos.

🔹 DESARROLLO DEL TEMA: EL USO NO SEXISTA DEL LENGUAJE ADMINISTRATIVO

1. MARCO CONCEPTUAL DEL LENGUAJE NO SEXISTA

1.1. Fundamentos del lenguaje no sexista en la Administración

El lenguaje no sexista o inclusivo se fundamenta en el principio de igualdad entre mujeres y hombres, reconocido en múltiples instrumentos normativos a nivel internacional, estatal y autonómico. En el ámbito administrativo, responde a una doble necesidad:

  • Jurídica: cumplimiento de las normas que obligan a un uso no discriminatorio del lenguaje.
  • Social: reflejo de una realidad diversa en la que mujeres y hombres participan activamente en todos los ámbitos.

La utilización del lenguaje no sexista no es una mera cuestión estilística, sino un imperativo legal y un requisito para la calidad de los documentos administrativos.

1.2. Base normativa del uso no sexista del lenguaje en el SAS

El uso no sexista del lenguaje en el SAS se sustenta en un amplio marco normativo:

  • Ley Orgánica 3/2007, de 22 de marzo, para la igualdad efectiva de mujeres y hombres, que establece en su artículo 14.11 «la implantación de un lenguaje no sexista en el ámbito administrativo y su fomento en la totalidad de las relaciones sociales, culturales y artísticas».
  • Ley 12/2007, de 26 de noviembre, para la promoción de la igualdad de género en Andalucía, que en su artículo 9 obliga a las administraciones públicas a «garantizar un uso no sexista del lenguaje y un tratamiento igualitario en los contenidos e imágenes que utilicen en el desarrollo de sus políticas».
  • Ley 9/2018, de 8 de octubre, de modificación de la Ley 12/2007, que refuerza la obligación de utilizar un lenguaje no sexista e inclusivo.
  • I Plan Estratégico para la Igualdad de Mujeres y Hombres en Andalucía 2010-2013, que estableció medidas específicas para implementar el uso no sexista del lenguaje.
  • II Plan Estratégico para la Igualdad de Mujeres y Hombres en Andalucía 2022-2028, que continúa desarrollando acciones en este ámbito.
  • Plan de Igualdad de Oportunidades entre Mujeres y Hombres del Servicio Andaluz de Salud, que establece medidas específicas para la utilización de un lenguaje no sexista en todos los documentos administrativos.

1.3. Conceptos básicos sobre lenguaje sexista

1.3.1. Definición de lenguaje sexista

El lenguaje sexista es aquel que invisibiliza o subordina a uno de los sexos a través de diferentes mecanismos lingüísticos, principalmente:

  • Androcentrismo lingüístico: visión del mundo que sitúa al hombre como centro y referente universal.
  • Sexismo lingüístico: tratamiento discriminatorio hacia las mujeres a través del lenguaje.
1.3.2. Principales manifestaciones del sexismo en el lenguaje administrativo

En los documentos administrativos, el sexismo lingüístico se manifiesta principalmente a través de:

  • Uso del masculino genérico: empleo exclusivo del género gramatical masculino para referirse a ambos sexos (ej. «los funcionarios» en lugar de «el personal funcionario»).
  • Asimetría en los tratamientos: uso de formas de tratamiento diferentes según el sexo (ej. «Sr./Srta.» en lugar de «Sr./Sra.»).
  • Denominación sexista de profesiones y cargos: uso exclusivo de la forma masculina o femenina según estereotipos (ej. «médicos y enfermeras»).
  • Salto semántico: inicio de un discurso con un término aparentemente genérico que posteriormente se revela como específicamente masculino.
  • Duales aparentes: palabras que adquieren significados diferentes según se apliquen a hombres o mujeres (ej. «secretario/secretaria»).
  • Aposiciones redundantes: expresiones que destacan la condición sexuada de las mujeres como información relevante cuando no lo es (ej. «la mujer médico»).

2. ESTRATEGIAS PARA UN USO NO SEXISTA DEL LENGUAJE EN DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

2.1. Alternativas al uso del masculino genérico

2.1.1. Uso de sustantivos colectivos y abstractos

Sustituir términos masculinos genéricos por colectivos que incluyan a ambos sexos:

  • «Los médicos» → «El personal médico»
  • «Los andaluces» → «La población andaluza»
  • «Los trabajadores» → «La plantilla»
  • «Los administrativos» → «El personal administrativo»
  • «Los directores» → «La dirección»
  • «Los jefes» → «Las jefaturas»
2.1.2. Utilización de perífrasis

Reemplazar un término masculino por una construcción que incluya a ambos sexos:

  • «Los usuarios» → «Las personas usuarias»
  • «Los enfermos» → «Las personas enfermas»
  • «Los interesados» → «Las personas interesadas»
  • «Los ciudadanos» → «La ciudadanía»
2.1.3. Empleo de construcciones metonímicas

Sustituir la persona por el cargo, profesión o función:

  • «Los coordinadores» → «Las coordinaciones»
  • «El director» → «La dirección»
  • «El jefe de servicio» → «La jefatura de servicio»
  • «Los responsables» → «Las personas responsables»
2.1.4. Uso de estructuras con «se» impersonal o pasiva refleja

Reformular la frase evitando las marcas de género:

  • «El solicitante deberá presentar» → «Se deberá presentar»
  • «Los interesados pueden consultar» → «Se puede consultar»
  • «Cuando el paciente requiera atención» → «Cuando se requiera atención»
2.1.5. Empleo de determinantes sin marca de género

Utilizar determinantes que no tienen marca de género:

  • «Todos los empleados» → «Cada empleado/a»
  • «Los pacientes» → «Cualquier paciente»
2.1.6. Uso de formas dobles o desdoblamientos

Aunque no debe abusarse de este recurso, en algunos casos, especialmente en encabezamientos, saludos o cuando se quiere enfatizar la presencia de ambos sexos, puede utilizarse el desdoblamiento:

  • «Los trabajadores y trabajadoras»
  • «El director o directora»
  • «Estimados/as pacientes:»

2.2. Uso no sexista en formularios y textos administrativos

2.2.1. Formularios

Los formularios presentan particularidades que requieren soluciones específicas:

  • Encabezamientos: utilizar «Datos personales» en lugar de «Datos del interesado».
  • Campos de identificación: emplear dobles formas abreviadas «D./D.ª», «Sr./Sra.».
  • Referencia a profesiones o cargos: incluir ambas formas «Director/a», «Médico/a».
  • Firma y responsabilidad: utilizar términos neutros «Firma de la persona responsable».
2.2.2. Ofertas de empleo y convocatorias

Las ofertas de empleo y convocatorias deben evitar cualquier sesgo de género:

  • Incluir explícitamente ambos sexos en el título: «Convocatoria para la selección de enfermeros y enfermeras».
  • Mencionar expresamente «Se valorarán candidaturas independientemente del sexo de la persona».
  • Utilizar barras en denominaciones específicas: «Técnico/a de laboratorio».
2.2.3. Cartas y comunicaciones

En correspondencia y comunicaciones:

  • Saludo: «Estimada persona solicitante:», «A quien corresponda:»
  • Referencia: «Su solicitud» en lugar de «Solicitud del interesado»
  • Despedida: «Le saluda atentamente,» en lugar de fórmulas con marca de género

2.3. Propuestas para un lenguaje inclusivo en el ámbito sanitario

El ámbito sanitario presenta particularidades que requieren un tratamiento específico:

2.3.1. En la relación con pacientes
  • Emplear «pacientes» o «personas usuarias» en lugar de «usuarios».
  • Referirse a «personal de enfermería» en lugar de «enfermeras».
  • Utilizar «equipo médico» o «personal facultativo» en lugar de «médicos».
  • En documentos de consentimiento informado, usar «persona interesada» o «paciente».
2.3.2. En documentos clínicos
  • Historia clínica: «Datos de la persona atendida» en lugar de «Datos del paciente».
  • Informes: «Personal que interviene» en vez de «Médicos intervinientes».
  • Protocolos: «Valoración de enfermería» en lugar de «Valoración de la enfermera».
2.3.3. En comunicación interna
  • Notas internas: «Dirección de Enfermería comunica…» en vez de «El Director de Enfermería comunica…».
  • Circulares: «Se informa al personal sanitario» en lugar de «Se informa a los sanitarios».
  • Convocatorias: «Asistentes» en lugar de «Los asistentes».

2.4. Recomendaciones prácticas para la redacción administrativa no sexista

2.4.1. Planificación del texto

Antes de redactar un documento administrativo, es recomendable:

  • Identificar a las personas destinatarias y adaptar el lenguaje.
  • Seleccionar previamente los recursos lingüísticos no sexistas más adecuados.
  • Preparar un esquema que facilite la coherencia en el uso del lenguaje.
2.4.2. Durante la redacción

Al redactar el documento:

  • Evitar el abuso de barras y desdoblamientos que dificulten la lectura.
  • Combinar diferentes recursos (sustantivos colectivos, perífrasis, etc.).
  • Mantener la coherencia en todo el texto.
  • Prestar especial atención a los saludos, despedidas y firmas.
2.4.3. Revisión del texto

Tras la redacción inicial:

  • Comprobar que no hay usos sexistas inadvertidos.
  • Verificar la coherencia en las soluciones adoptadas.
  • Asegurar que el texto resulta natural y comprensible.
  • Comprobar que se cumple la normativa específica.

3. HERRAMIENTAS Y RECURSOS PARA EL USO NO SEXISTA DEL LENGUAJE

3.1. Guías y manuales específicos

El personal administrativo del SAS cuenta con diversos recursos para la redacción no sexista:

  • Guía de uso no sexista del lenguaje administrativo elaborada por el Instituto Andaluz de la Mujer.
  • Manual de documentos administrativos del SAS: incluye pautas sobre lenguaje inclusivo.
  • Recomendaciones para un uso no sexista del lenguaje, del Ministerio de Sanidad.
  • Guía para un uso del lenguaje no sexista en la Universidad Complutense de Madrid: ofrece soluciones prácticas aplicables al ámbito administrativo.

3.2. Recursos digitales y aplicaciones

Existen herramientas digitales que facilitan la implementación del lenguaje no sexista:

  • Themis: aplicación desarrollada por la Junta de Andalucía para detectar y corregir usos sexistas del lenguaje.
  • Nombra en Red: herramienta del Instituto de la Mujer para consultar dudas sobre términos inclusivos.
  • T-incluye: plataforma con recursos, ejemplos y ejercicios para la redacción inclusiva.
  • Correctores integrados: algunos procesadores de texto incluyen opciones para detectar lenguaje sexista.

3.3. Formación específica para el personal del SAS

El SAS ofrece programas formativos específicos:

  • Cursos online: formación específica sobre lenguaje inclusivo en el ámbito sanitario.
  • Talleres prácticos: para la elaboración de documentos administrativos inclusivos.
  • Seminarios de actualización: centrados en novedades normativas y mejores prácticas.
  • Comunidades de práctica: grupos de trabajo para compartir experiencias y resolver dudas.

🧾 DOCUMENTOS ORIGINALES Y COPIAS: EFECTOS Y VALIDEZ

1. CONCEPTO Y CARACTERÍSTICAS DE LOS DOCUMENTOS ORIGINALES

1.1. Definición y naturaleza del documento original

El documento original es aquel que ha sido producido directamente por su autor sin utilizar otro como fuente. En el ámbito administrativo, se considera original el documento primigenio emitido por el órgano competente que contiene la manifestación directa de voluntad, juicio o conocimiento.

Las características fundamentales que definen un documento original son:

  • Primogenitura: es el primero en ser creado, sin derivar de otro.
  • Autenticidad intrínseca: contiene elementos que garantizan su origen y autoría.
  • Integridad: mantiene sus características originales sin alteraciones.
  • Unicidad original: aunque puedan existir varios originales múltiples, cada uno mantiene su carácter originario.

1.2. Tipos de documentos originales

En la administración sanitaria pueden identificarse diversos tipos de documentos originales:

1.2.1. Originales únicos

Documentos que existen en un solo ejemplar original:

  • Actas de reuniones firmadas por los asistentes.
  • Documentos históricos o fundacionales.
  • Ciertos contratos o convenios con firma manuscrita.
1.2.2. Originales múltiples

Documentos que se generan simultáneamente en varios ejemplares, todos considerados originales:

  • Contratos firmados por las partes en varios ejemplares.
  • Acuerdos bilaterales o multilaterales con un original para cada parte.
  • Resoluciones administrativas con destinatarios múltiples.
1.2.3. Originales electrónicos

Con la implantación de la administración electrónica, los documentos electrónicos firmados digitalmente tienen la consideración de originales:

  • Resoluciones administrativas firmadas electrónicamente.
  • Certificados digitales emitidos por la administración.
  • Notificaciones electrónicas con sistemas de verificación.

1.3. Valor probatorio de los documentos originales

Los documentos originales constituyen la prueba primaria y preferente en el ámbito administrativo y judicial:

  • Presunción de veracidad: gozan de presunción de certeza de su contenido.
  • Fuerza probatoria plena: acreditan fehacientemente los hechos que documentan.
  • Preferencia sobre las copias: ante discrepancias, prevalece el original.

La Ley 39/2015 reconoce expresamente el valor probatorio de los documentos administrativos, estableciendo que «los documentos formalizados por los funcionarios a los que se reconoce la condición de autoridad y en los que, observándose los requisitos legales correspondientes se recojan los hechos constatados por aquéllos, harán prueba de éstos salvo que se acredite lo contrario».

2. LAS COPIAS DE DOCUMENTOS: TIPOLOGÍA Y EFECTOS

2.1. Concepto y clasificación de las copias

Se denomina copia a la reproducción exacta de un documento original. La Ley 39/2015 distingue diferentes tipos de copias en función de su validez y efectos:

2.1.1. Copias auténticas

Tienen la misma validez y eficacia que los documentos originales, siempre que incluyan los mecanismos que garantizan su autenticidad. Según el artículo 27 de la Ley 39/2015, las copias auténticas:

  • Garantizan la identidad del contenido con el original.
  • Producen los mismos efectos que los documentos originales.
  • Son expedidas por un órgano competente para ello.
  • Incluyen un código seguro de verificación (CSV) u otro sistema de verificación.
2.1.2. Copias compulsadas

Son aquellas en las que un funcionario, tras cotejar con el original, acredita que la copia coincide con éste. Características principales:

  • Tienen validez limitada al procedimiento concreto para el que se expiden.
  • La compulsa se realiza para documentos que deben incorporarse a expedientes administrativos.
  • Incluyen una diligencia de compulsa firmada por el funcionario responsable.
  • Con la administración electrónica, están siendo sustituidas progresivamente por copias auténticas electrónicas.
2.1.3. Copias simples

Reproducciones de documentos que no incorporan atestación o certificación de coincidencia con el original:

  • No tienen garantía oficial de concordancia con el original.
  • Carecen de valor probatorio pleno en procedimientos administrativos.
  • Pueden servir como elementos informativos o de apoyo.
  • En formato electrónico, son meras reproducciones sin firma ni CSV.
2.1.4. Copias certificadas

Reproducciones de documentos a las que se añade una certificación expresa del funcionario habilitado:

  • Pueden incluir certificación parcial del documento (extractos).
  • La certificación especifica el órgano emisor y la fecha.
  • Tienen validez generalmente limitada en el tiempo.
  • Incluyen mención expresa de «es copia» o «certifico».

2.2. Efectos jurídicos de las distintas clases de copias

Los efectos jurídicos de las copias varían sustancialmente según su tipología:

2.2.1. Efectos de las copias auténticas
  • Validez plena en todos los procedimientos administrativos.
  • Eficacia probatoria equiparable al documento original.
  • No requieren presentación adicional del original.
  • Valor en procedimientos judiciales, salvo impugnación específica.
2.2.2. Efectos de las copias compulsadas
  • Validez limitada al procedimiento específico para el que se emiten.
  • No sustituyen al original en todos los efectos.
  • Caducidad potencial si el procedimiento se prolonga.
  • Necesidad de nueva compulsa para otros procedimientos.
2.2.3. Efectos de las copias simples
  • Valor informativo pero no probatorio.
  • Pueden ser rechazadas en procedimientos formales.
  • Requieren aportación del original si se exige acreditación fehaciente.
  • No generan presunción de veracidad.
2.2.4. Efectos de las copias certificadas
  • Validez temporal determinada por la certificación.
  • Eficacia probatoria del contenido certificado expresamente.
  • Admisibilidad condicionada al ámbito para el que se emiten.
  • Posibilidad de impugnación que obligaría a cotejar con el original.

2.3. Procedimiento de expedición de copias auténticas en el SAS

El proceso de expedición de copias auténticas en el Servicio Andaluz de Salud se rige por protocolos específicos:

2.3.1. Órganos competentes

La competencia para la expedición de copias auténticas corresponde a:

  • El órgano emisor del documento original.
  • Las unidades de registro habilitadas específicamente.
  • Los funcionarios habilitados para ello en el registro electrónico de apoderamientos.
  • Las oficinas de asistencia en materia de registros.
2.3.2. Procedimiento para documentos en papel

Para la emisión de copias auténticas de documentos en soporte papel:

  1. Presentación del original para su digitalización.
  2. Digitalización mediante escáner con los parámetros establecidos.
  3. Incorporación de metadatos obligatorios.
  4. Firma electrónica por el funcionario habilitado.
  5. Generación del CSV u otro sistema de verificación.
  6. Devolución del original al interesado.
  7. Puesta a disposición de la copia auténtica electrónica.
2.3.3. Procedimiento para documentos electrónicos

Para la emisión de copias auténticas electrónicas de documentos electrónicos:

  1. Verificación de autenticidad del documento electrónico original.
  2. Obtención de reproducción exacta con todos sus metadatos.
  3. Inclusión de la declaración de que es copia auténtica.
  4. Firma electrónica del funcionario competente.
  5. Generación del CSV para su posterior verificación.
2.3.4. Registro de copias auténticas

Todas las copias auténticas emitidas en el SAS se incorporan a un registro específico que garantiza:

  • Trazabilidad completa de la emisión de copias.
  • Identificación del funcionario responsable de la emisión.
  • Vinculación con el documento original.
  • Control de acceso a los documentos.

3. RÉGIMEN JURÍDICO DE LA VALIDACIÓN Y COTEJO DE COPIAS

3.1. Marco normativo específico

El régimen de validación de copias se rige por un marco normativo específico:

  • Artículo 27 de la Ley 39/2015, que regula la validez y eficacia de las copias.
  • Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos.
  • Decreto 622/2019, de 27 de diciembre, de administración electrónica de la Junta de Andalucía.
  • Orden de 11 de octubre de 2021, por la que se regula el procedimiento para realizar copias auténticas en la Administración de la Junta de Andalucía.

3.2. Cotejo y validación de documentos

El proceso de cotejo y validación implica:

3.2.1. Cotejo de documentos en formato papel
  1. Comparación visual directa entre original y copia.
  2. Verificación de elementos de seguridad (sellos, marcas de agua, hologramas).
  3. Comprobación de firmas y rúbricas.
  4. Validación de sellos oficiales y fechas.
3.2.2. Validación de documentos electrónicos
  1. Verificación de la firma electrónica (vigencia, revocación).
  2. Comprobación del CSV a través de la sede electrónica.
  3. Validación de sellos de tiempo y certificados.
  4. Verificación de la integridad del documento.

3.3. Sistemas de verificación de copias auténticas

Para garantizar la validez de las copias auténticas, existen diversos sistemas de verificación:

3.3.1. Código Seguro de Verificación (CSV)
  • Definición: código alfanumérico único para cada documento.
  • Función: permite verificar la autenticidad mediante consulta.
  • Ubicación: generalmente en pie de página o margen del documento.
  • Proceso de verificación: introducción del código en sede electrónica.
3.3.2. Plataformas de verificación

El SAS dispone de plataformas específicas para la verificación:

  • Sede electrónica del SAS: permite verificar documentos del ámbito sanitario.
  • Sistema de Verificación de la Junta de Andalucía: para documentos de toda la administración autonómica.
  • Plataforma @firma: para validación de firmas electrónicas.
3.3.3. Metadatos de verificación

Los documentos electrónicos incluyen metadatos que facilitan su verificación:

  • Identificador único del documento.
  • Órgano responsable.
  • Fecha de emisión y validez.
  • Huella digital o hash.
  • Referencia a la política de firma aplicable.

📂 EL DESGLOSE DE DOCUMENTOS ORIGINALES Y FORMACIÓN DEL EXPEDIENTE

1. CONCEPTO Y RÉGIMEN JURÍDICO DEL DESGLOSE DOCUMENTAL

1.1. Definición y naturaleza del desglose

El desglose documental es el procedimiento administrativo por el cual se separa un documento original integrado en un expediente para su devolución al interesado o para su incorporación a otro expediente, dejando constancia de esta actuación mediante diligencia o copia auténtica en el expediente de origen.

El desglose responde a varios principios administrativos fundamentales:

  • Principio de documentación: todo acto administrativo debe quedar documentado.
  • Principio de unidad del expediente: garantiza la integridad documental.
  • Principio de eficacia administrativa: facilita la gestión de documentos originales.
  • Principio de seguridad jurídica: asegura la trazabilidad documental.

1.2. Marco normativo del desglose documental

El procedimiento de desglose se regula en diversas normas:

  • Ley 39/2015, que establece el derecho de los interesados a obtener la devolución de documentos originales.
  • Ley 40/2015, en cuanto a las reglas de funcionamiento de los órganos colegiados.
  • Decreto 204/1995, de 29 de agosto, por el que se establecen medidas organizativas para los servicios administrativos de atención directa a los ciudadanos en Andalucía.
  • Ley 7/2011, de 3 de noviembre, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía.
  • Decreto 622/2019, de administración electrónica de la Junta de Andalucía.

1.3. Supuestos que justifican el desglose

Los principales supuestos que justifican el desglose de documentos son:

1.3.1. Devolución de originales a instancia del interesado

El interesado solicita la devolución de documentos originales que aportó al procedimiento. Requisitos:

  • Debe solicitarse expresamente por el interesado.
  • El procedimiento debe haber finalizado o no ser necesarios los documentos.
  • No debe existir normativa específica que obligue a mantenerlos.
1.3.2. Desglose por necesidades administrativas

La Administración decide desglosar documentos para:

  • Incorporación a otro expediente donde son necesarios.
  • Remisión a otro órgano administrativo competente.
  • Separación de documentos confidenciales con acceso restringido.
  • Conservación especial de documentos de valor histórico.
1.3.3. Desglose por mandato judicial

Un órgano judicial requiere documentos originales:

  • Requerimiento judicial formal.
  • Deber de colaboración con la Administración de Justicia.
  • Obligatoriedad de remisión de los originales solicitados.

2. PROCEDIMIENTO DE DESGLOSE DE DOCUMENTOS ORIGINALES

2.1. Iniciación del procedimiento de desglose

El procedimiento de desglose puede iniciarse:

2.1.1. A instancia del interesado

Cuando el interesado solicita la devolución de documentos originales:

  1. Presentación de solicitud formal identificando documentos.
  2. Recepción y registro de la solicitud.
  3. Verificación de la legitimación del solicitante.
  4. Comprobación de la finalización del procedimiento o de la innecesariedad de los documentos.
2.1.2. De oficio por la Administración

La Administración inicia el desglose cuando:

  1. Detección de la necesidad de separar documentos.
  2. Propuesta motivada del responsable del expediente.
  3. Autorización del desglose por el órgano competente.
  4. Comunicación al interesado cuando proceda.

2.2. Tramitación del desglose

El proceso de tramitación del desglose incluye:

2.2.1. Localización e identificación de documentos
  1. Búsqueda del expediente en el archivo correspondiente.
  2. Identificación precisa de los documentos a desglosar.
  3. Comprobación del estado y contenido de los documentos.
  4. Verificación de no existencia de impedimentos legales para el desglose.
2.2.2. Obtención de copias auténticas
  1. Realización de copias digitales o en papel de los documentos.
  2. Autenticación de las copias por funcionario habilitado.
  3. Inclusión de metadatos en caso de copias electrónicas.
  4. Firma o validación de las copias resultantes.
2.2.3. Diligencia de desglose

Documento que acredita formalmente la separación de documentos:

  1. Elaboración de la diligencia con todos los datos pertinentes.
  2. Inclusión de datos identificativos del expediente y documentos.
  3. Especificación del motivo del desglose.
  4. Firma por el funcionario responsable.
  5. Incorporación al expediente en sustitución de los originales.

2.3. Finalización del desglose

El procedimiento culmina con:

2.3.1. Entrega de documentos originales

Cuando se trata de devolución al interesado:

  1. Identificación del receptor (interesado o representante).
  2. Firma del recibí por el receptor.
  3. Entrega de los documentos originales.
  4. Registro de la entrega en el sistema de gestión documental.
2.3.2. Remisión a otro expediente u órgano

Cuando los documentos se incorporan a otro expediente:

  1. Elaboración de oficio de remisión.
  2. Registro de salida de los documentos.
  3. Envío seguro al destino correspondiente.
  4. Confirmación de recepción.
2.3.3. Archivo de la documentación resultante
2.3.3. Archivo de la documentación resultante
  1. Reorganización del expediente tras el desglose.
  2. Actualización del índice del expediente.
  3. Foliación de la documentación restante si procede.
  4. Anotación en los sistemas de gestión documental.

2.4. Particularidades del desglose en la administración electrónica

En el entorno electrónico, el desglose presenta características específicas:

2.4.1. Desglose electrónico
  1. No implica separación física sino cambio de ubicación digital.
  2. Mantiene trazabilidad completa en los sistemas.
  3. Permite dejar copia íntegra sin coste adicional.
  4. Facilita la reutilización en múltiples expedientes.
2.4.2. Protocolo en el Sistema de Gestión Documental del SAS

El Sistema de Gestión Documental del SAS implementa el desglose mediante:

  1. Marcado de documentos a desglosar con metadatos específicos.
  2. Generación automática de diligencias electrónicas.
  3. Mantenimiento de vínculos entre expedientes relacionados.
  4. Registro de todas las operaciones en log de auditoría.

3. LA FORMACIÓN DE EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS

3.1. Concepto y características del expediente administrativo

Según el artículo 70 de la Ley 39/2015, el expediente administrativo es el «conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla».

Sus características principales son:

  • Integridad: contiene todos los documentos, testimonios, dictámenes, informes y actuaciones.
  • Ordenación cronológica: organización secuencial de los documentos.
  • Foliación: numeración consecutiva de las páginas o documentos.
  • Autenticidad: garantía de que los documentos son verídicos y no han sido alterados.
  • Indexación: inclusión de un índice numerado de documentos.

3.2. Tipos de expedientes administrativos en el SAS

En el ámbito del Servicio Andaluz de Salud, podemos encontrar diversos tipos de expedientes:

3.2.1. Según su naturaleza
  • Expedientes de personal: contrataciones, situaciones administrativas, permisos.
  • Expedientes de contratación administrativa: licitaciones, contratos menores.
  • Expedientes de responsabilidad patrimonial: reclamaciones por daños sanitarios.
  • Expedientes económicos: gestión presupuestaria, pagos, ingresos.
  • Expedientes asistenciales: gestión sanitaria, derivaciones, traslados.
3.2.2. Según su soporte
  • Expedientes en papel: tradicionales, cada vez menos frecuentes.
  • Expedientes electrónicos: íntegramente digitales.
  • Expedientes mixtos: combinan documentos en papel y electrónicos.
3.2.3. Según su complejidad
  • Expedientes simples: procedimiento único y lineal.
  • Expedientes complejos: multiple procedimientos o fases.
  • Expedientes compuestos: integran varios subexpedientes.

3.3. Proceso de formación del expediente administrativo

3.3.1. Apertura e iniciación

El proceso de formación se inicia con:

  1. Creación de la carpeta física o electrónica.
  2. Asignación de identificador único del expediente.
  3. Incorporación del documento de inicio: solicitud, denuncia, acuerdo.
  4. Elaboración de carátula con datos básicos identificativos.
  5. Registro en el sistema de gestión documental.
3.3.2. Incorporación de documentos

Durante la tramitación se incorporan:

  1. Documentos aportados por los interesados.
  2. Documentos generados por la Administración.
  3. Informes preceptivos y facultativos.
  4. Pruebas y alegaciones.
  5. Actos de trámite (notificaciones, comunicaciones).
3.3.3. Ordenación y foliación

Los documentos se ordenan siguiendo criterios establecidos:

  1. Ordenación cronológica: por fecha de incorporación o producción.
  2. Numeración consecutiva de documentos o páginas.
  3. Actualización del índice con cada incorporación.
  4. Identificación de cada documento en el expediente.
3.3.4. Cierre del expediente

El expediente se cierra con:

  1. Incorporación de la resolución que pone fin al procedimiento.
  2. Documentación de ejecución de la resolución si procede.
  3. Diligencia de cierre especificando fecha y circunstancias.
  4. Foliación definitiva y cierre del índice.
  5. Preparación para archivo según normativa aplicable.

3.4. Particularidades del expediente electrónico

El expediente electrónico presenta características específicas reguladas en el art. 70 de la Ley 39/2015 y el RD 203/2021:

3.4.1. Estructura y composición

El expediente electrónico se compone de:

  • Documentos electrónicos asociados al procedimiento.
  • Índice electrónico firmado por la Administración.
  • Metadatos mínimos obligatorios.
  • Firma del índice por el órgano actuante.
3.4.2. Funcionamiento y gestión

La gestión del expediente electrónico implica:

  1. Interoperabilidad: capacidad de compartir información con otros sistemas.
  2. Trazabilidad: registro de todas las operaciones realizadas.
  3. Accesibilidad: posibilidad de consulta por los interesados.
  4. Integridad: garantía de que no ha sido alterado.
  5. Conservación: mantenimiento a largo plazo según política de gestión documental.
3.4.3. Remisión de expedientes electrónicos

La remisión de expedientes electrónicos:

  1. Se realiza mediante el envío del índice electrónico firmado.
  2. Garantiza la integridad mediante mecanismos de firma electrónica.
  3. Permite el acceso completo a todos los documentos.
  4. Facilita la interoperabilidad entre administraciones.

📑 EL DERECHO DE ACCESO A LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

1. MARCO JURÍDICO DEL DERECHO DE ACCESO

1.1. Fundamentos constitucionales y desarrollo normativo

El derecho de acceso a los documentos administrativos tiene su fundamento constitucional en el artículo 105.b) de la Constitución Española, que establece «el acceso de los ciudadanos a los archivos y registros administrativos, salvo en lo que afecte a la seguridad y defensa del Estado, la averiguación de los delitos y la intimidad de las personas».

Este derecho se ha desarrollado a través de una evolución normativa significativa:

  • Ley 30/1992 (derogada): primer desarrollo normativo amplio.
  • Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno: marco general actual.
  • Ley 39/2015: regula el acceso a documentos en expedientes administrativos.
  • Ley 40/2015: regula el acceso a archivos electrónicos.
  • Ley 1/2014, de 24 de junio, de Transparencia Pública de Andalucía: desarrolla el marco autonómico.
  • Ley 7/2011, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía: regula el acceso al patrimonio documental.
  • Ley 41/2002, básica reguladora de la autonomía del paciente: regula el acceso a la historia clínica.

1.2. Naturaleza jurídica del derecho de acceso

El derecho de acceso a los documentos administrativos presenta una naturaleza jurídica dual:

1.2.1. Como derecho subjetivo
  • Derecho de configuración legal reconocido constitucionalmente.
  • No es un derecho fundamental en sentido estricto, aunque conecta con algunos (libertad de información, tutela judicial).
  • Ejercicio individual por cualquier persona física o jurídica.
  • Protegido jurisdiccionalmente a través de recursos administrativos y contenciosos.
1.2.2. Como principio objetivo de actuación administrativa
  • Principio de transparencia que debe regir la actividad pública.
  • Elemento de control democrático de la actividad administrativa.
  • Instrumento de participación ciudadana en asuntos públicos.
  • Mecanismo de rendición de cuentas y responsabilidad.

1.3. Ámbito de aplicación en el SAS

El derecho de acceso en el ámbito del Servicio Andaluz de Salud se extiende a:

1.3.1. Ámbito subjetivo
  • Órganos centrales del SAS: Dirección Gerencia, Direcciones Generales.
  • Órganos periféricos: Delegaciones Territoriales.
  • Hospitales y centros sanitarios.
  • Distritos de Atención Primaria.
  • Áreas de Gestión Sanitaria.
  • Agencias públicas empresariales sanitarias vinculadas.
1.3.2. Ámbito objetivo
  • Documentos administrativos generales: contratos, convenios, acuerdos.
  • Documentos de gestión económica: presupuestos, gastos, inversiones.
  • Documentos de personal: plantillas, RPT, procesos selectivos.
  • Documentos asistenciales: datos agregados, protocolos, guías.
  • Documentación clínica: con restricciones específicas de confidencialidad.

2. TITULARES DEL DERECHO DE ACCESO Y TIPOLOGÍA

2.1. Titulares generales del derecho de acceso

El derecho de acceso a la información pública corresponde a:

2.1.1. Personas físicas
  • Cualquier persona independientemente de su nacionalidad.
  • No requiere motivación de la solicitud.
  • No exige condición de interesado en un procedimiento.
  • Incluye menores a través de sus representantes.
2.1.2. Personas jurídicas
  • Empresas y sociedades mercantiles.
  • Asociaciones y fundaciones.
  • Organizaciones sindicales.
  • Colegios profesionales.
  • Otras entidades con personalidad jurídica.

2.2. Acceso por los interesados en el procedimiento

Los interesados en un procedimiento administrativo tienen un régimen específico de acceso:

2.2.1. Concepto de interesado

Según el artículo 4 de la Ley 39/2015, son interesados:

  • Quienes promuevan el procedimiento como titulares de derechos o intereses.
  • Los que tengan derechos que puedan resultar afectados por la decisión.
  • Aquellos cuyos intereses legítimos puedan resultar afectados.
  • Las asociaciones y organizaciones representativas de intereses económicos y sociales en los términos legalmente previstos.
2.2.2. Derechos específicos de los interesados

Los interesados tienen un acceso privilegiado que incluye:

  • Derecho a conocer el estado de tramitación en cualquier momento.
  • Acceso a documentos que obren en el expediente con independencia de su estado.
  • Obtención de copias de los documentos contenidos en el procedimiento.
  • Identificación de autoridades y personal responsable de la tramitación.

2.3. Acceso a la historia clínica

La historia clínica tiene un régimen de acceso específico regulado por la Ley 41/2002:

2.3.1. Acceso por el paciente

El paciente tiene derecho a:

  • Acceso a toda la documentación de su historia clínica.
  • Obtención de copia de los datos que figuran en ella.
  • Reserva de datos de terceros y anotaciones subjetivas de profesionales.
  • Ejercicio a través de representación debidamente acreditada.
2.3.2. Acceso por profesionales

Los profesionales sanitarios pueden acceder:

  • Cuando participan directamente en el diagnóstico y tratamiento.
  • Con fines epidemiológicos, investigación o docencia: datos disociados.
  • Personal de administración y gestión: información necesaria para sus funciones.
  • Con respeto al principio de proporcionalidad y minimización.
2.3.3. Acceso por terceros

El acceso por terceros está muy limitado:

  • Mediante autorización del paciente.
  • Por razones epidemiológicas o de salud pública.
  • Por requerimiento judicial.
  • Familiares de fallecidos: salvo prohibición expresa.

3. CONTENIDO Y LÍMITES DEL DERECHO DE ACCESO

3.1. Contenido del derecho

El derecho de acceso comprende las siguientes facultades:

3.1.1. Facultades de consulta
  • Examen directo de documentos originales.
  • Visualización de documentos electrónicos.
  • Consulta de índices y bases de datos.
  • Acceso a metadatos de documentos electrónicos.
3.1.2. Facultades de reproducción
  • Obtención de copias simples.
  • Solicitud de copias auténticas.
  • Descargas electrónicas de documentos.
  • Captación de imágenes según regulación específica.
3.1.3. Facultades instrumentales
  • Asesoramiento adecuado para el ejercicio del derecho.
  • Asistencia en la búsqueda de información.
  • Obtención de información en formato accesible para personas con discapacidad.
  • Elección del formato de recepción cuando sea posible.

3.2. Límites al derecho de acceso

El derecho de acceso no es absoluto y está sujeto a diversas limitaciones:

3.2.1. Límites generales

Según la Ley 19/2013, el derecho puede limitarse cuando el acceso suponga perjuicio para:

  • La seguridad nacional y defensa.
  • Las relaciones exteriores.
  • La seguridad pública.
  • La prevención, investigación y sanción de ilícitos.
  • La igualdad de las partes en procesos judiciales.
  • Las funciones administrativas de vigilancia y control.
  • Los intereses económicos y comerciales.
  • La política económica y monetaria.
  • El secreto profesional y la propiedad intelectual e industrial.
  • La garantía de confidencialidad en procesos de toma de decisiones.
  • La protección del medio ambiente.
3.2.2. Protección de datos personales

La protección de datos personales constituye un límite fundamental:

  • Datos especialmente protegidos: requieren consentimiento expreso.
  • Datos meramente identificativos: generalmente accesibles salvo prevalencia de la protección.
  • Otros datos personales: ponderación razonada entre transparencia y protección.
3.2.3. Limitaciones específicas en el ámbito sanitario

En el contexto del Servicio Andaluz de Salud existen restricciones particulares:

  • Confidencialidad de datos clínicos: información asistencial protegida por el secreto médico.
  • Anotaciones subjetivas de profesionales: reservadas en el acceso a la historia clínica.
  • Datos de terceras personas: incluidos en documentación clínica.
  • Información que pueda perjudicar a la salud del paciente: derecho a no saber.
  • Documentación relativa a ensayos clínicos: con regulación específica.

3.3. Aplicación de los límites

La aplicación de los límites al derecho de acceso debe seguir criterios específicos:

3.3.1. Principios generales de aplicación
  • Aplicación restrictiva: los límites son excepciones al principio general de acceso.
  • Justificación expresa y motivada: obligación de razonar la limitación.
  • Proporcionalidad: adecuación entre la restricción y el fin perseguido.
  • Temporalidad: las limitaciones no son necesariamente permanentes.
  • Acceso parcial: cuando sea posible eliminar la información afectada por límites.
3.3.2. Test del daño y del interés público

La aplicación de limitaciones requiere una evaluación:

  1. Test del daño: verificar que el acceso causaría un perjuicio concreto y no hipotético.
  2. Test del interés público: ponderar si existe un interés superior que justifique el acceso.
  3. Análisis de proporcionalidad: establecer si existen medidas menos restrictivas.
  4. Evaluación temporal: determinar si el paso del tiempo ha desactivado el riesgo.

4. PROCEDIMIENTO DE EJERCICIO DEL DERECHO DE ACCESO

4.1. Procedimiento general de acceso a la información pública

El procedimiento para acceder a la información pública en el SAS sigue las pautas de la Ley 19/2013 y la Ley 1/2014 de Andalucía:

4.1.1. Solicitud de acceso

La solicitud debe contener:

  • Identidad del solicitante.
  • Información solicitada con precisión suficiente.
  • Dirección de contacto, preferentemente electrónica.
  • Modalidad de acceso preferida (consulta presencial, copia, formato electrónico).

No es necesario motivar la solicitud, aunque puede incluirse para ponderar intereses en caso de límites.

4.1.2. Tramitación de la solicitud

El procedimiento incluye:

  1. Recepción y registro de la solicitud.
  2. Remisión al órgano competente si procede.
  3. Subsanación si fuera necesario (plazo de 10 días).
  4. Audiencia a terceros afectados (plazo de 15 días).
  5. Evaluación de límites aplicables.
  6. Preparación de la resolución.
4.1.3. Resolución

La resolución de acceso:

  • Plazo máximo: un mes ampliable a dos si la complejidad lo justifica.
  • Forma: expresa y motivada, especialmente en caso de denegación.
  • Contenido: decisión sobre acceso total, parcial o denegación.
  • Modalidades: especificación de formato y canales de acceso.
  • Régimen de recursos: indicación de vías de impugnación.
4.1.4. Formalización del acceso

Una vez concedido el acceso:

  • Se formaliza en plazo no superior a 10 días.
  • Gratuidad como regla general, salvo expedición de copias o conversión de formatos.
  • Posibilidad de consulta in situ o recepción por medios electrónicos.
  • Reutilización de la información según condiciones establecidas.

4.2. Procedimiento específico para interesados

Los interesados en un procedimiento administrativo disponen de un régimen especial:

4.2.1. Solicitud
  • No requiere solicitud formal para información sobre estado de tramitación.
  • Identificación del expediente en el que ostenta condición de interesado.
  • Acreditación de la condición de interesado si no consta previamente.
4.2.2. Tramitación simplificada
  • Verificación inmediata de la condición de interesado.
  • No requiere ponderación de límites salvo datos de terceros.
  • Tramitación preferente respecto a solicitudes genéricas.
4.2.3. Acceso efectivo
  • Inmediatez en la concesión de acceso.
  • Obtención de copias sin restricciones, salvo casos excepcionales.
  • Acceso electrónico a través de carpeta ciudadana si está disponible.

4.3. Procedimiento de acceso a la historia clínica

El acceso a la historia clínica en el SAS sigue un procedimiento específico:

4.3.1. Solicitud del paciente
  • Formulario normalizado de solicitud.
  • Identificación mediante DNI/NIE o sistema equivalente.
  • En caso de representación: acreditación fehaciente.
  • Especificación de la documentación solicitada (completa o parcial).
4.3.2. Tramitación
  • Verificación de identidad.

  • 4.3.2. Tramitación
    • Verificación de identidad.
    • Comprobación de existencia de la documentación.
    • Revisión para excluir anotaciones subjetivas y datos de terceros.
    • Preparación de la documentación en el formato solicitado.
    4.3.3. Entrega de la documentación
    • Plazo: treinta días hábiles desde la solicitud.
    • Identificación del receptor en el momento de la entrega.
    • Firma de recibí o acuse de recibo.
    • Registro de la entrega en sistemas de información.

    4.4. Régimen de impugnaciones

    Las resoluciones en materia de acceso pueden impugnarse por diversas vías:

    4.4.1. Régimen general
    • Reclamación ante el Consejo de Transparencia competente (estatal o autonómico).
    • Plazo: un mes desde notificación o silencio administrativo.
    • Carácter potestativo y previo a la vía judicial.
    • Resolución en plazo máximo de tres meses.
    4.4.2. Régimen para interesados
    • Recursos administrativos ordinarios (alzada o reposición).
    • Recurso contencioso-administrativo directo.
    • Procedimientos específicos de protección de derechos fundamentales si procede.
    4.4.3. En materia de historia clínica
    • Reclamación ante la autoridad sanitaria (Delegación Territorial).
    • Reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos.
    • Procedimientos judiciales correspondientes.

    📌 CONCLUSIONES: LA GESTIÓN DOCUMENTAL COMO GARANTÍA DE TRANSPARENCIA Y SEGURIDAD JURÍDICA

    La creación, gestión y acceso a los documentos administrativos constituyen elementos fundamentales para garantizar la eficacia, transparencia y seguridad jurídica en el Servicio Andaluz de Salud. Los principales aspectos a destacar son:

    1. La importancia de la normalización documental: La aplicación de criterios homogéneos en la elaboración de documentos administrativos contribuye a la eficiencia en la gestión, facilita la interoperabilidad y mejora la comunicación con la ciudadanía y entre administraciones.
    2. El valor del lenguaje no sexista: El uso de un lenguaje administrativo inclusivo no es solo una exigencia legal, sino un instrumento para la igualdad efectiva entre mujeres y hombres. Las administraciones públicas, y en particular el SAS, deben liderar este cambio cultural a través de sus documentos oficiales.
    3. La relevancia de la autenticidad documental: En un entorno cada vez más digital, la distinción entre documentos originales y copias adquiere nuevas dimensiones. Los mecanismos de autenticación electrónica garantizan la integridad y fiabilidad de los documentos, manteniéndose la seguridad jurídica en el nuevo contexto tecnológico.
    4. La integridad del expediente administrativo: La formación correcta del expediente, con procedimientos adecuados para el desglose cuando sea necesario, asegura la completitud de la información y facilita tanto la toma de decisiones administrativas como el control posterior de legalidad.
    5. El equilibrio entre transparencia y protección: El derecho de acceso a los documentos administrativos supone un avance democrático fundamental, pero debe ejercerse con las limitaciones necesarias para proteger otros derechos e intereses legítimos, especialmente en un ámbito tan sensible como el sanitario.

    La administración sanitaria andaluza enfrenta el reto de adaptar constantemente sus procedimientos documentales a un marco normativo cambiante y a las crecientes demandas de transparencia de la sociedad. La digitalización completa de los procesos documentales, la simplificación administrativa y la orientación ciudadana constituyen líneas de trabajo imprescindibles para una gestión documental moderna y eficiente.

    El personal administrativo del SAS juega un papel crucial en este escenario, siendo responsable de la correcta aplicación de los procedimientos documentales, la implementación efectiva del lenguaje no sexista y la garantía del derecho de acceso de la ciudadanía a la información pública.

    🏥 CASOS PRÁCTICOS Y EJEMPLOS ILUSTRATIVOS

    CASO 1: APLICACIÓN DEL LENGUAJE NO SEXISTA EN DOCUMENTOS DEL SAS

    Situación inicial: El Servicio de Personal de un hospital del SAS utiliza formularios y comunicaciones con un lenguaje que presenta sesgos de género:

    • Formulario de «Solicitud de permisos y licencias» que incluye expresiones como «El solicitante», «El jefe de servicio», «Firmado: El interesado».
    • Modelo de carta de citación a candidatos: «Los aspirantes deberán presentarse…», «El candidato aportará…», «Los médicos seleccionados…».
    • Protocolo de acogida que menciona «Los enfermeros realizarán…», «Los trabajadores tienen derecho a…».

    Intervención realizada:

    1. Análisis de la documentación e identificación de expresiones sexistas.
    2. Revisión aplicando criterios de lenguaje inclusivo:
      • Sustitución del masculino genérico por términos colectivos o desdoblamientos.
      • Eliminación de asimetrías en tratamientos y cargos.
      • Reformulación de frases con construcciones impersonales.
    3. Elaboración de versiones revisadas de los documentos:
      • «Solicitud de permisos y licencias»: «La persona solicitante», «La jefatura del servicio», «Firma».
      • Carta de citación: «Las personas aspirantes deberán presentarse…», «Cada aspirante aportará…», «El personal médico seleccionado…».
      • Protocolo de acogida: «El personal de enfermería realizará…», «La plantilla tiene derecho a…».
    4. Validación por la Unidad de Igualdad del centro.
    5. Incorporación al sistema documental y difusión.

    Resultados obtenidos:

    • Documentación 100% adaptada a criterios de lenguaje no sexista.
    • Mayor precisión y claridad en las comunicaciones.
    • Mejora de la imagen institucional.
    • Cumplimiento efectivo de la normativa de igualdad.

    CASO 2: PROCEDIMIENTO DE DESGLOSE DE DOCUMENTOS EN UN EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN

    Situación inicial: En un expediente de contratación de suministros sanitarios, una empresa adjudicataria solicita la devolución de la garantía definitiva original (aval bancario) tras finalizar el periodo de garantía del contrato. El expediente se encuentra en el archivo central del hospital.

    Procedimiento seguido:

    1. Recepción de la solicitud de devolución de garantía.
    2. Comprobación de requisitos:
      • Verificación de la identidad del solicitante.
      • Comprobación de la finalización del plazo de garantía.
      • Confirmación de la ausencia de responsabilidades pendientes.
    3. Localización del expediente en el archivo.
    4. Identificación del documento original (aval bancario) a desglosar.
    5. Obtención de copia auténtica digital:
      • Digitalización del aval con los parámetros establecidos.
      • Firma electrónica de la copia por funcionario habilitado.
      • Incorporación de metadatos obligatorios.
    6. Elaboración de diligencia de desglose:
      • Identificación del expediente y documento.
      • Motivo del desglose: «Devolución al interesado por finalización del periodo de garantía».
      • Fecha y firma del funcionario responsable.
    7. Incorporación de la copia auténtica y la diligencia al expediente.
    8. Entrega del original al solicitante:
      • Identificación mediante DNI.
      • Firma del recibí.
      • Registro de la entrega.
    9. Actualización en el sistema de gestión documental.

    Resultado:

    • Devolución efectiva del documento original al interesado.
    • Mantenimiento de la integridad documental del expediente mediante copia auténtica.
    • Trazabilidad completa del procedimiento de desglose.
    • Cumplimiento de la normativa de procedimiento administrativo.

    CASO 3: GESTIÓN DEL ACCESO A LA HISTORIA CLÍNICA

    Situación inicial: Un paciente solicita acceso a su historia clínica completa tras un proceso de hospitalización que incluyó cirugía y tratamiento en varias especialidades. La historia contiene informes de múltiples profesionales, pruebas diagnósticas e interconsultas.

    Procedimiento aplicado:

    1. Recepción de la solicitud a través del formulario normalizado.
    2. Verificación de la identidad del solicitante mediante DNI.
    3. Localización de la documentación clínica:
      • Historia clínica electrónica en el sistema Diraya.
      • Pruebas de imagen en PACS (sistema de almacenamiento digital de imágenes).
      • Documentación complementaria en papel pendiente de digitalización.
    4. Revisión de la documentación:
      • Identificación de anotaciones subjetivas de profesionales.
      • Detección de datos de terceros (familiares).
      • Evaluación de información potencialmente perjudicial para la salud del paciente.
    5. Preparación del expediente de acceso:
      • Generación de PDF con documentación clínica, excluyendo anotaciones subjetivas.
      • Anonimización de datos de terceras personas.
      • Inclusión de pruebas diagnósticas en formato compatible.
    6. Emisión de copias:
      • Generación de copia auténtica electrónica con CSV.
      • Impresión de documentación solicitada en papel.
      • Grabación de imágenes diagnósticas en soporte digital.
    7. Entrega de la documentación:
      • Verificación de identidad en el momento de la entrega.
      • Firma del recibí por el paciente.
      • Registro de la entrega en el sistema.
    8. Archivo de la solicitud y documentación asociada.

    Resultado:

    • Acceso efectivo del paciente a su información clínica.
    • Protección de datos sensibles de terceros y anotaciones subjetivas.
    • Cumplimiento de la Ley 41/2002 de autonomía del paciente.
    • Documentación completa del proceso de acceso.

    📝 CUESTIONARIO DE PREGUNTAS

    Pregunta 1 (Actualizada 2025)
    ¿Cuál de las siguientes afirmaciones sobre el documento administrativo es INCORRECTA?

    A) Es el soporte que contiene información producida o recibida por una Administración Pública en el ejercicio de sus competencias
    B) Puede existir tanto en soporte físico como electrónico
    C) Siempre debe estar firmado manuscritamente para tener validez jurídica
    D) Debe reunir requisitos de autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad

    ✅ Respuesta correcta: C
    📌 Explicación:
    – La opción C es incorrecta porque los documentos administrativos pueden estar firmados electrónicamente y tener plena validez jurídica según la Ley 39/2015.
    – La firma manuscrita no es un requisito necesario para la validez de todos los documentos administrativos en el actual contexto de administración electrónica.
    – Las opciones A, B y D son características correctas de los documentos administrativos según la normativa vigente.
    📌 Referencia normativa: Artículos 26 y 36 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

    Pregunta 2 (Actualizada 2025)
    Según la Ley 12/2007, de 26 de noviembre, para la promoción de la igualdad de género en Andalucía, modificada por la Ley 9/2018, la obligación de garantizar un uso no sexista del lenguaje en los documentos administrativos corresponde a:

    A) Exclusivamente a la Consejería competente en materia de igualdad
    B) Al Instituto Andaluz de la Mujer únicamente
    C) A todas las Administraciones públicas de Andalucía
    D) Solo a los órganos directivos y no al personal administrativo

    ✅ Respuesta correcta: C
    📌 Explicación:
    – El artículo 9 de la Ley 12/2007 establece que todas las Administraciones públicas de Andalucía deben garantizar un uso no sexista del lenguaje.
    – Esta obligación no es exclusiva de la Consejería competente en igualdad ni del Instituto Andaluz de la Mujer.
    – La responsabilidad alcanza a todos los niveles administrativos, no solo a órganos directivos.
    – La Ley 9/2018 reforzó esta obligación extendiendo su aplicación a todos los ámbitos administrativos.
    📌 Referencia normativa: Artículo 9 de la Ley 12/2007, de 26 de noviembre, para la promoción de la igualdad de género en Andalucía, modificada por la Ley 9/2018, de 8 de octubre.

    Pregunta 3 (Actualizada 2025)
    ¿Cuál de las siguientes NO es una manifestación del sexismo en el lenguaje administrativo?

    A) El uso del masculino genérico para referirse a ambos sexos
    B) El uso de expresiones como «el personal sanitario» o «la plantilla»
    C) La denominación asimétrica de profesiones según el sexo
    D) El uso de duales aparentes que adquieren significados diferentes según se apliquen a hombres o mujeres

    ✅ Respuesta correcta: B
    📌 Explicación:
    – La opción B no es una manifestación de sexismo, sino precisamente una alternativa inclusiva recomendada, ya que utiliza términos colectivos que incluyen a ambos sexos.
    – El masculino genérico (opción A), la denominación asimétrica de profesiones (opción C) y los duales aparentes (opción D) sí son manifestaciones de sexismo lingüístico.
    – Términos como «personal sanitario» o «plantilla» son ejemplos de lenguaje inclusivo al usar sustantivos colectivos neutros.
    📌 Referencia: Guía de uso no sexista del lenguaje administrativo, Instituto Andaluz de la Mujer.

    Pregunta 4 (Actualizada 2025)
    Para la expedición de copias auténticas de documentos administrativos en el SAS, según la normativa vigente:

    A) Cualquier empleado público puede expedir copias auténticas sin necesidad de habilitación específica
    B) Solo pueden expedirse copias auténticas de documentos en papel, nunca de documentos electrónicos
    C) Las copias auténticas tienen la misma validez y eficacia que los documentos originales
    D) Las copias auténticas solo tienen validez en el ámbito del Servicio Andaluz de Salud

    ✅ Respuesta correcta: C
    📌 Explicación:
    – Las copias auténticas tienen la misma validez y eficacia que los documentos originales, según establece el artículo 27.1 de la Ley 39/2015.
    – No cualquier empleado puede expedirlas, sino solo el personal habilitado específicamente para ello (contradiciendo la opción A).
    – Pueden expedirse copias auténticas tanto de documentos en papel como electrónicos (contradiciendo la opción B).
    – Las copias auténticas tienen validez ante cualquier Administración Pública, no solo en el SAS (contradiciendo la opción D).
    📌 Referencia normativa: Artículo 27 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

    Pregunta 5 (Actualizada 2025)
    Respecto al desglose de documentos originales de un expediente administrativo:

    A) No es necesario dejar constancia en el expediente cuando se desglosa un documento original
    B) El desglose solo puede realizarse cuando finaliza completamente la tramitación del expediente
    C) Debe dejarse siempre en el expediente el documento original y entregar una copia al interesado
    D) Debe dejarse una copia auténtica del documento desglosado y una diligencia que acredite el desglose

    ✅ Respuesta correcta: D
    📌 Explicación:
    – Cuando se desglosa un documento original, debe dejarse en el expediente una copia auténtica y una diligencia que acredite el desglose.
    – Siempre debe dejarse constancia del desglose en el expediente (contradiciendo la opción A).
    – El desglose puede realizarse durante la tramitación del expediente si se cumplen los requisitos, no solo al finalizar (contradiciendo la opción B).
    – Se devuelve el original al interesado, dejando una copia auténtica en el expediente, no al revés (contradiciendo la opción C).
    📌 Referencia normativa: Artículo 37 de la Ley 39/2015 y normativa de desarrollo sobre gestión documental de la Junta de Andalucía.

    Pregunta 6 (Actualizada 2025)
    Según la Ley 39/2015, el expediente administrativo:

    A) Incluye necesariamente los informes internos y comunicaciones entre órganos administrativos, aunque sean meramente informativos
    B) Es el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla
    C) Debe mantenerse siempre en formato papel para garantizar su validez jurídica
    D) No requiere incluir un índice numerado de documentos cuando se envía a los órganos judiciales

    ✅ Respuesta correcta: B
    📌 Explicación:
    – La definición correcta es la que aparece en la opción B, que corresponde literalmente al artículo 70.1 de la Ley 39/2015.
    – Los informes internos y comunicaciones meramente informativas no forman parte del expediente (contradiciendo A).
    – Los expedientes pueden ser electrónicos y tienen plena validez jurídica (contradiciendo C).
    – Es obligatorio incluir un índice numerado cuando se remite a órganos judiciales (contradiciendo D).
    📌 Referencia normativa: Artículo 70 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

    Pregunta 7 (Actualizada 2025)
    En relación con el acceso a la historia clínica, según la Ley 41/2002:

    A) El paciente tiene derecho a acceder a cualquier parte de su historia clínica sin ninguna limitación
    B) El acceso a la historia clínica con fines judiciales requiere siempre el consentimiento del paciente
    C) Los profesionales sanitarios pueden acceder libremente a las historias clínicas de cualquier paciente del centro
    D) Se reserva el acceso a las anotaciones subjetivas de los profesionales y a los datos de terceras personas

    ✅ Respuesta correcta: D
    📌 Explicación:
    – La Ley 41/2002 establece la reserva de acceso a las anotaciones subjetivas de los profesionales y a los datos de terceras personas.
    – El derecho de acceso del paciente tiene limitaciones como las indicadas en la opción D (contradiciendo A).
    – El acceso con fines judiciales no requiere consentimiento del paciente cuando lo ordena un juez (contradiciendo B).
    – Los profesionales solo pueden acceder a las historias clínicas de pacientes vinculados a su actividad asistencial (contradiciendo C).
    📌 Referencia normativa: Artículos 16 y 18 de la Ley 41/2002, de 14 de noviembre, básica reguladora de la autonomía del paciente y de derechos y obligaciones en materia de información y documentación clínica.

    Pregunta 8 (Actualizada 2025)
    ¿Cuál es el plazo máximo de resolución de una solicitud de acceso a la información pública según la Ley 19/2013 de transparencia?

    A) 15 días hábiles, ampliables a 30 en casos complejos
    B) Un mes, ampliable a otro mes cuando el volumen o complejidad lo hagan necesario
    C) Dos meses, sin posibilidad de ampliación
    D) Tres meses, ampliables a seis por razones debidamente justificadas

    ✅ Respuesta correcta: B
    📌 Explicación:
    – La Ley 19/2013 establece un plazo máximo de un mes desde la recepción de la solicitud, ampliable a otro mes cuando el volumen o complejidad lo justifiquen.
    – Esta ampliación debe ser notificada al solicitante.
    – Las opciones A, C y D no se corresponden con lo establecido en la normativa de transparencia.
    📌 Referencia normativa: Artículo 20 de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno.

    Pregunta 9 (Actualizada 2025)
    Según la normativa sobre expedientes administrativos, cuando un interesado solicita el desglose de un documento original que aportó:

    A) Siempre debe esperar a la finalización definitiva del procedimiento para solicitar el desglose
    B) Puede obtener el documento original dejando una copia simple sin autenticar en el expediente
    C) Tiene derecho a obtener el original dejando una copia auténtica en el expediente, si el documento ya no es necesario para la tramitación
    D) Nunca puede recuperar los documentos originales aportados a un expediente administrativo

    ✅ Respuesta correcta: C
    📌 Explicación:
    – El interesado tiene derecho a recuperar los documentos originales aportados cuando ya no sean necesarios para la tramitación, dejando una copia auténtica en el expediente.
    – No es necesario esperar a la finalización definitiva si los documentos ya no son necesarios (contradiciendo A).
    – La copia que debe quedar en el expediente tiene que ser auténtica, no simple (contradiciendo B).
    – La normativa sí permite recuperar documentos originales bajo ciertas condiciones (contradiciendo D).
    📌 Referencia normativa: Artículo 53.1.c) de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

    Pregunta 10 (Actualizada 2025)
    ¿Cuál de las siguientes NO es una característica del documento administrativo electrónico según la normativa vigente?

    A) Debe incorporar los metadatos mínimos obligatorios
    B) Puede estar firmado electrónicamente cuando sea necesario
    C) Debe ser imprimible para tener plena validez jurídica
    D) Debe ser accesible y consultable por medios electrónicos durante su ciclo de vida

    ✅ Respuesta correcta: C
    📌 Explicación:
    – La opción C es incorrecta, ya que la normativa no exige que los documentos electrónicos sean imprimibles para tener validez jurídica.
    – Los documentos electrónicos tienen plena validez por sí mismos sin necesidad de impresión.
    – Las opciones A, B y D sí son características exigidas por la normativa para los documentos administrativos electrónicos.
    📌 Referencia normativa: Artículo 26 de la Ley 39/2015 y Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos.

    Pregunta 11 (Actualizada 2025)
    Para evitar el uso sexista del lenguaje en documentos administrativos del SAS, ¿cuál de estas opciones es más adecuada?

    A) Los médicos y enfermeras deben cumplimentar el informe
    B) El personal médico y de enfermería debe cumplimentar el informe
    C) Los funcionarios sanitarios están obligados a cumplimentar el informe
    D) Los doctores y las enfermeras tienen la obligación de cumplimentar el informe

    ✅ Respuesta correcta: B
    📌 Explicación:
    – La opción B utiliza términos colectivos («personal médico y de enfermería») que incluyen a ambos sexos sin distinción.
    – La opción A presenta un sesgo de género al asignar masculino a «médicos» y femenino a «enfermeras».
    – La opción C usa el masculino genérico «funcionarios» que debería evitarse.
    – La opción D mantiene el sesgo de género asociando «doctores» (masculino) y «enfermeras» (femenino).
    📌 Referencia: Guía de uso no sexista del lenguaje administrativo de la Junta de Andalucía y Plan de Igualdad del SAS.

    Pregunta 12 (Actualizada 2025)
    Según la Ley 39/2015, ¿qué validez tienen las copias auténticas realizadas por una Administración Pública?

    A) Solo tienen validez en la Administración que las emite
    B) Tienen validez exclusivamente en el procedimiento concreto para el que se expiden
    C) Tienen la misma validez y eficacia que los documentos originales en cualquier Administración
    D) Tienen validez durante un año, debiendo renovarse transcurrido ese plazo

    ✅ Respuesta correcta: C
    📌 Explicación:
    – Según el artículo 27.2 de la Ley 39/2015, las copias auténticas tienen la misma validez y eficacia que los documentos originales.
    – Las copias auténticas son válidas en cualquier Administración, no solo en la que las emite (contradiciendo A).
    – No están limitadas a un procedimiento concreto como las compulsas (contradiciendo B).
    – No tienen un plazo de validez predeterminado de un año (contradiciendo D).
    📌 Referencia normativa: Artículo 27.2 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

    Pregunta 13 (Actualizada 2025)
    El derecho de acceso a los documentos administrativos tiene su fundamento constitucional en:

    A) El artículo 20, dentro del derecho fundamental a la libertad de información
    B) El artículo 105.b), como acceso de los ciudadanos a los archivos y registros administrativos
    C) El artículo 14, como manifestación del derecho a la igualdad
    D) El artículo 18, dentro del derecho fundamental a la intimidad y protección de datos

    ✅ Respuesta correcta: B
    📌 Explicación:
    – El artículo 105.b) de la Constitución Española establece el acceso de los ciudadanos a los archivos y registros administrativos.
    – No está reconocido en el artículo 20 sobre libertad de información (contradiciendo A).
    – No se configura como manifestación del derecho a la igualdad del artículo 14 (contradiciendo C).
    – El artículo 18 protege la intimidad, que actúa como límite al acceso, no como su fundamento (contradiciendo D).
    📌 Referencia normativa: Artículo 105.b) de la Constitución Española de 1978.

    Pregunta 14 (Actualizada 2025)
    ¿Cuáles de los siguientes elementos NO son necesarios en la diligencia de desglose de un documento original de un expediente administrativo?

    A) Identificación del documento desglosado
    B) Fecha y motivo del desglose
    C) Firma del funcionario que realiza el desglose
    D) Huella dactilar del interesado que recibe el documento

    ✅ Respuesta correcta: D
    📌 Explicación:
    – La huella dactilar del interesado no es un requisito exigido por la normativa para las diligencias de desglose.
    – La identificación del documento, la fecha, el motivo y la firma del funcionario sí son elementos necesarios en la diligencia.
    – El interesado debe firmar un recibí al recoger el documento, pero no se requiere su huella dactilar.
    📌 Referencia: Normativa de procedimiento administrativo y gestión documental de la Administración Pública.

    Pregunta 15 (Actualizada 2025)
    ¿Cuál de las siguientes afirmaciones es CORRECTA respecto al derecho de acceso a la información pública?

    A) Debe motivarse obligatoriamente la solicitud de acceso a la información pública
    B) La resolución de las solicitudes de acceso debe dictarse en el plazo máximo de tres meses
    C) Solo los ciudadanos españoles pueden ejercer el derecho de acceso a la información pública
    D) El acceso a la información puede limitarse cuando suponga un perjuicio para la protección de datos personales

    ✅ Respuesta correcta: D
    📌 Explicación:
    – El acceso puede limitarse cuando suponga un perjuicio para la protección de datos personales, según el artículo 15 de la Ley 19/2013.
    – La solicitud no requiere motivación obligatoria (contradiciendo A).
    – El plazo máximo es de un mes, ampliable a dos, no tres meses (contradiciendo B).
    – Cualquier persona puede ejercer el derecho, no solo los ciudadanos españoles (contradiciendo C).
    📌 Referencia normativa: Artículos 12, 15 y 20 de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno.

    Pregunta 16 (Actualizada 2025)
    El expediente administrativo electrónico, según la normativa vigente:

    A) Puede prescindir del índice electrónico si los documentos están numerados secuencialmente
    B) Debe incluir un índice electrónico firmado por la Administración actuante
    C) Requiere impresión en papel para su autenticación definitiva
    D) Solo puede remitirse en formato papel cuando se envía a los órganos judiciales

    ✅ Respuesta correcta: B
    📌 Explicación:
    – Según el artículo 70.3 de la Ley 39/2015, el expediente electrónico debe incluir un índice electrónico firmado por la Administración actuante.
    – No puede prescindir del índice electrónico en ningún caso (contradiciendo A).
    – No requiere impresión en papel para su autenticación (contradiciendo C).
    – Puede remitirse en formato electrónico a los órganos judiciales (contradiciendo D).
    📌 Referencia normativa: Artículo 70.3 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

    Pregunta 17 (Actualizada 2025)
    Para la expedición de copias auténticas de documentos públicos administrativos, ¿quién tiene la competencia según la Ley 39/2015?

    A) Únicamente los fedatarios públicos (notarios y registradores)
    B) El órgano que emitió el documento original, las oficinas de asistencia en materia de registros y los funcionarios habilitados
    C) Exclusivamente el personal funcionario de la Administración General del Estado
    D) Solo el Secretario General o los Jefes de Servicio de cada organismo

    ✅ Respuesta correcta: B
    📌 Explicación:
    – Según el artículo 27.1 de la Ley 39/2015, la competencia corresponde al órgano que emitió el documento original, las oficinas de asistencia en materia de registros y los funcionarios habilitados.
    – No es competencia exclusiva de fedatarios públicos (contradiciendo A).
    – No se limita al personal de la AGE (contradiciendo C).
    – No se restringe a Secretarios Generales o Jefes de Servicio (contradiciendo D).
    📌 Referencia normativa: Artículo 27.1 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

    Pregunta 18 (Actualizada 2025)
    En el SAS, ¿qué alternativa al uso del masculino genérico es más recomendable en documentos administrativos?

    A) El uso exclusivo de desdoblamientos (los médicos y las médicas)
    B) La utilización de sustantivos colectivos o abstractos (personal médico, dirección)
    C) El empleo sistemático de la arroba (@) y la letra «x» (médic@s, médicxs)
    D) La inclusión de la fórmula «personas de ambos sexos» tras cada sustantivo masculino

    ✅ Respuesta correcta: B
    📌 Explicación:
    – La utilización de sustantivos colectivos o abstractos (personal médico, dirección) es la alternativa más recomendada por las guías oficiales.
    – El uso exclusivo de desdoblamientos puede hacer el texto poco fluido (contradiciendo A).
    – La arroba y la «x» no son recursos admitidos en el lenguaje administrativo formal (contradiciendo C).
    – La inclusión sistemática de «personas de ambos sexos» resulta redundante y poco práctica (contradiciendo D).
    📌 Referencia: Guía de uso no sexista del lenguaje administrativo del Instituto Andaluz de la Mujer y recomendaciones del Plan de Igualdad del SAS.

    Pregunta 19 (Actualizada 2025)
    ¿Qué documento debe elaborarse cuando se desglosa un documento original de un expediente administrativo?

    A) Un acta notarial que certifique la entrega del documento
    B) Un certificado firmado por el interesado que recibe el documento
    C) Una diligencia que acredite el desglose, incluyendo la identificación del documento, motivo y fecha
    D) Una declaración jurada del funcionario responsable del archivo

    ✅ Respuesta correcta: C
    📌 Explicación:
    – Cuando se desglosa un documento, debe elaborarse una diligencia que acredite el desglose, identificando el documento, motivo y fecha.
    – No se requiere acta notarial para este trámite administrativo (contradiciendo A).
    – El interesado firma un recibí, no un certificado (contradiciendo B).
    – No es necesaria una declaración jurada del funcionario (contradiciendo D).
    📌 Referencia: Normativa sobre gestión documental y procedimiento administrativo aplicable a los expedientes administrativos.

    Pregunta 20 (Actualizada 2025)
    Respecto al acceso a la historia clínica por parte del paciente, según la Ley 41/2002:

    A) El acceso nunca puede limitarse por criterio médico, siendo un derecho absoluto
    B) El derecho de acceso puede ejercerse a través de representante con autorización expresa
    C) Solo puede accederse a los informes finales, nunca a pruebas diagnósticas o anotaciones de seguimiento
    D) El acceso solo puede realizarse mediante copia en papel, nunca en formato digital

    ✅ Respuesta correcta: B
    📌 Explicación:
    – La Ley 41/2002 establece que el derecho de acceso puede ejercerse por representación debidamente acreditada.
    – El acceso puede limitarse excepcionalmente por criterio médico (contradiciendo A).
    – El paciente tiene derecho a toda la documentación, no solo a informes finales (contradiciendo C).
    – El acceso puede facilitarse en formato digital cuando sea posible (contradiciendo D).
    📌 Referencia normativa: Artículo 18 de la Ley 41/2002, de 14 de noviembre, básica reguladora de la autonomía del paciente y de derechos y obligaciones en materia de información y documentación clínica.

    🔄 MAPA CONCEPTUAL

    CREACIÓN Y GESTIÓN DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
├── 📄 DOCUMENTO ADMINISTRATIVO
│   ├── 🔹 Concepto y naturaleza jurídica
│   │   ├── Definición legal
│   │   ├── Características esenciales
│   │   └── Funciones (constancia, comunicación, probatoria)
│   │
│   ├── 🔹 Tipología
│   │   ├── Según contenido (decisión, transmisión, constancia, juicio)
│   │   ├── Según formato (papel, electrónico)
│   │   └── Específicos del ámbito sanitario
│   │
│   └── 🔹 Proceso de creación
│       ├── Fases (planificación, redacción, revisión, formalización)
│       ├── Estructura y elementos
│       └── Normalización y simplificación
│
├── 🔤 USO NO SEXISTA DEL LENGUAJE ADMINISTRATIVO
│   ├── 🔹 Marco conceptual
│   │   ├── Fundamentos y base normativa
│   │   ├── Sexismo lingüístico: manifestaciones
│   │   └── Importancia en la administración
│   │
│   ├── 🔹 Estrategias
│   │   ├── Alternativas al masculino genérico
│   │   ├── Uso en formularios y textos
│   │   └── Propuestas específicas en ámbito sanitario
│   │
│   └── 🔹 Herramientas y recursos
│       ├── Guías y manuales
│       ├── Recursos digitales
│       └── Formación específica
│
├── 📋 DOCUMENTOS ORIGINALES Y COPIAS
│   ├── 🔹 Documentos originales
│   │   ├── Concepto y características
│   │   ├── Tipos (único, múltiple, electrónico)
│   │   └── Valor probatorio
│   │
│   ├── 🔹 Copias documentales
│   │   ├── Tipología (auténtica, compulsada, simple, certificada)
│   │   ├── Efectos jurídicos
│   │   └── Procedimiento de expedición
│   │
│   └── 🔹 Validación y cotejo
│       ├── Marco normativo
│       ├── Procedimientos
│       └── Sistemas de verificación
│
├── 📁 DESGLOSE Y FORMACIÓN DEL EXPEDIENTE
│   ├── 🔹 Desglose documental
│   │   ├── Concepto y régimen jurídico
│   │   ├── Supuestos y procedimiento
│   │   └── Particularidades en entorno electrónico
│   │
│   ├── 🔹 Expediente administrativo
│   │   ├── Concepto y características
│   │   ├── Tipología en el SAS
│   │   └── Proceso de formación
│   │
│   └── 🔹 Expediente electrónico
│       ├── Estructura y composición
│       ├── Funcionamiento y gestión
│       └── Remisión electrónica
│
└── 📑 DERECHO DE ACCESO A DOCUMENTOS
    ├── 🔹 Marco jurídico
    │   ├── Fundamentos constitucionales
    │   ├── Naturaleza del derecho
    │   └── Ámbito de aplicación
    │
    ├── 🔹 Titulares del derecho
    │   ├── Personas físicas y jurídicas
    │   ├── Interesados en el procedimiento
    │   └── Acceso a historia clínica
    │
    ├── 🔹 Contenido y límites
    │   ├── Facultades (consulta, reproducción)
    │   ├── Límites generales
    │   └── Limitaciones en ámbito sanitario
    │
    └── 🔹 Procedimiento de acceso
        ├── Procedimiento general
        ├── Procedimiento para interesados
        ├── Acceso a historia clínica
        └── Régimen de impugnaciones

    📚 REFERENCIAS NORMATIVAS Y BIBLIOGRÁFICAS

    Referencias Normativas

    1. Constitución Española, de 29 de diciembre de 1978. BOE núm. 311, de 29 de diciembre de 1978. (Art. 105.b sobre acceso a archivos y registros).
    2. Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas. BOE núm. 236, de 2 de octubre de 2015. (Arts. 26-28 sobre documentos, 53 sobre derechos del interesado, 70 sobre expediente administrativo).
    3. Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público. BOE núm. 236, de 2 de octubre de 2015. (Regulación de la administración electrónica).
    4. Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno. BOE núm. 295, de 10 de diciembre de 2013. (Regulación general del derecho de acceso).
    5. Ley 1/2014, de 24 de junio, de Transparencia Pública de Andalucía. BOJA núm. 124, de 30 de junio de 2014. (Desarrollo autonómico en materia de transparencia).
    6. Ley 7/2011, de 3 de noviembre, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía. BOJA núm. 222, de 11 de noviembre de 2011. (Gestión documental en Andalucía).
    7. Ley 41/2002, de 14 de noviembre, básica reguladora de la autonomía del paciente y de derechos y obligaciones en materia de información y documentación clínica. BOE núm. 274, de 15 de noviembre de 2002. (Acceso a la historia clínica).
    8. Ley Orgánica 3/2007, de 22 de marzo, para la igualdad efectiva de mujeres y hombres. BOE núm. 71, de 23 de marzo de 2007. (Art. 14.11 sobre lenguaje no sexista).
    9. Ley 12/2007, de 26 de noviembre, para la promoción de la igualdad de género en Andalucía. BOJA núm. 247, de 18 de diciembre de 2007. (Art. 9 sobre uso no sexista del lenguaje).
    10. Ley 9/2018, de 8 de octubre, de modificación de la Ley 12/2007, para la promoción de la igualdad de género en Andalucía. BOJA núm. 199, de 15 de octubre de 2018. (Refuerzo de obligaciones sobre lenguaje no sexista).
    11. Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica. BOE núm. 25, de 29 de enero de 2010. (Normalización documental).
    12. Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos. BOE núm. 77, de 31 de marzo de 2021. (Régimen de documentos electrónicos).
    13. Decreto 622/2019, de 27 de diciembre, de administración electrónica, simplificación de procedimientos y racionalización organizativa de la Junta de Andalucía. BOJA núm. 250, de 31 de diciembre de 2019. (Marco específico autonómico).
    14. Decreto 204/1995, de 29 de agosto, por el que se establecen medidas organizativas para los servicios administrativos de atención directa a los ciudadanos. BOJA núm. 136, de 26 de octubre de 1995. (Procedimientos documentales).
    15. Orden de 11 de octubre de 2021, por la que se regula el procedimiento para realizar copias auténticas en la Administración de la Junta de Andalucía. BOJA núm. 200, de 18 de octubre de 2021. (Procedimiento específico para copias).

    Referencias Bibliográficas

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    3. Comisión para la Modernización del Lenguaje Jurídico. (2021). Recomendaciones sobre el lenguaje jurídico y administrativo. Ministerio de Justicia. Estudio reciente sobre claridad y accesibilidad del lenguaje jurídico-administrativo.
    4. Consejería de Hacienda y Administración Pública. (2024). Manual de procedimientos administrativos del Servicio Andaluz de Salud. Servicio Andaluz de Salud. Guía específica para el personal administrativo del SAS.
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    6. Escuela Andaluza de Salud Pública. (2024). Guía práctica para la aplicación del lenguaje inclusivo en el ámbito sanitario. Granada: EASP. Guía actualizada para el contexto específico sanitario.
    7. García Mexía, P. y Rodríguez-Arana, J. (2022). Transparencia administrativa y acceso a la información pública. Aranzadi. Monografía actualizada sobre el derecho de acceso tras una década de aplicación de la Ley 19/2013.
    8. Instituto Andaluz de Administración Pública. (2023). Manual de estilo del lenguaje administrativo. Sevilla: IAAP. Obra actualizada con criterios para la redacción administrativa.
    9. Menéndez Sebastián, E. M. (2024). El expediente administrativo: regulación y digitalización. Aranzadi. Estudio reciente sobre la evolución del expediente administrativo en la era digital.
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    11. Palomar Olmeda, A. (2023). Procedimiento Administrativo y Administración Electrónica. Aranzadi. Análisis actualizado de la transformación digital del procedimiento.
    12. Rivero Ortega, R. y Fernández Ramos, S. (2024). Acceso a la información pública y transparencia. Civitas. Estudio actualizado del régimen jurídico del acceso a la información.
    13. Servicio Andaluz de Salud. (2024). Protocolo de acceso a la documentación clínica. Consejería de Salud y Familias. Guía específica para el ejercicio del derecho de acceso en el contexto sanitario andaluz.
    14. Valero Torrijos, J. (2022). El régimen jurídico de la e-Administración: el uso de medios informáticos y telemáticos en el procedimiento administrativo. Comares. Estudio sobre la administración electrónica y sus implicaciones documentales.
    15. Villoria Mendieta, M. (2023). Transparencia pública y buen gobierno en España: balance y perspectivas. Tecnos. Análisis de la evolución de la transparencia administrativa en España.

     

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